Portabilidade: Os arquivos PDF podem ser facilmente compartilhados e visualizados em diferentes dispositivos e plataformas, incluindo computadores, smartphones, tablets e leitores eletrônicos, sem problemas de compatibilidade. Os arquivos do Word, por outro lado, podem exigir software ou versões específicas do Microsoft Word para serem visualizados e editados adequadamente.

Padronização: Os arquivos PDF seguem um formato padronizado, garantindo que o layout, a formatação e o conteúdo do documento permaneçam consistentes quando abertos em diferentes dispositivos e softwares. Isso torna os PDFs confiáveis ​​para compartilhar e armazenar documentos importantes onde a manutenção da aparência original é crucial.

Segurança: Os arquivos PDF podem ser protegidos por senha e criptografados para restringir o acesso e impedir a visualização, edição ou impressão não autorizada de informações confidenciais. Essa camada adicional de segurança torna os PDFs adequados para compartilhar documentos confidenciais ou informações confidenciais.

Tamanho do arquivo: Em alguns casos, os arquivos PDF podem ser menores em comparação aos arquivos do Word, especialmente quando se trata de documentos que contêm muitas imagens, gráficos ou formatação complexa. Isto pode ser benéfico ao compartilhar documentos por e-mail ou quando o espaço de armazenamento é limitado.

Arquivamento de longo prazo: Os arquivos PDF são frequentemente preferidos para arquivamento e armazenamento de documentos importantes a longo prazo devido à sua estabilidade e preservação do conteúdo original e formatação ao longo do tempo. Eles são menos propensos a corrupção ou alterações em comparação com formatos editáveis, como arquivos do Word, o que os torna ideais para registros históricos, documentos legais ou trabalhos acadêmicos.

Anotações e marcação: Embora o Microsoft Word também ofereça recursos de anotação, os PDFs fornecem uma maneira padronizada e versátil de adicionar comentários, destaques, desenhos e outras marcações. Essas anotações são preservadas e visíveis em diferentes dispositivos e plataformas, tornando os PDFs úteis para edição colaborativa, revisões de documentos e sessões de feedback.

Acessibilidade: Os arquivos PDF podem ser acessíveis a pessoas com deficiência, incorporando recursos como compatibilidade com leitores de tela, texto alternativo para imagens e estrutura adequada do documento. Isso torna os PDFs um formato inclusivo para compartilhar informações com um público diversificado.

Impressão: Os PDFs são frequentemente preferidos para impressão de documentos, pois mantêm o layout e a formatação originais, garantindo que o que você vê na tela é o que aparece no papel. Isto é particularmente importante para documentos como brochuras, certificados ou apresentações onde a formatação precisa é essencial.