Se você fizer um envio em massa , seja para fins comerciais ou uma carta de férias da família , você pode economizar muito tempo e energia , fazendo uma mala direta no Microsoft Office. Você pode entrar em sua lista de endereços inteiro em uma planilhas eletrônicas utilizando o Microsoft Excel, e criar a mala direta no Word. A mala direta trabalha para criar uma folha de etiquetas e automaticamente colocar seus dados de catálogo de endereços em cada rótulo , de modo que você não tem que digitar manualmente cada rótulo. Coisas que você precisa
Microsoft Excel
Microsoft Word
As folhas de etiquetas
Printer
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Configure a lista de endereços em um planilha do Excel. No Excel , digite os cabeçalhos de coluna apropriados na primeira linha de uma planilha em branco , como o primeiro nome, último nome, endereço 1 , endereço 2, Cidade, Estado, CEP . Sob cada cabeçalho de coluna , digite a entrada correspondente para cada pessoa em sua lista de endereços. Mover para a próxima linha e continuar a adicionar as entradas até que tenha concluído a lista de endereços .
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Definir o nome para a lista de endereços que você vai ser capaz de encontrá-lo facilmente quando você começa a de mala direta. Clique e arraste para selecionar todas as células planilhas . Clique na aba " Fórmulas " no Excel. No grupo " nomes definidos " , clique em " Definir nome. " Digite um nome para a lista de endereços que irá ajudá-lo a reconhecê-lo. Clique em " OK".
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Salve a planilha . Feche o Microsoft Excel.
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Abra o Microsoft Word para criar as etiquetas para a mala direta. Clique na guia " Correspondências " . No grupo " Iniciar Mala Direta " , clique em "Iniciar Mala Direta. " Selecione " Labels ". Na caixa de diálogo " Opções de etiqueta " , selecione o tipo de impressora que você vai usar , o fabricante de suas folhas de etiquetas eo número de produto das folhas de etiquetas ( na embalagem ) . Clique em " OK". Um novo documento será aberto com as etiquetas personalizadas criadas em uma tabela.
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Clique no " Botão Office " e selecione " Opções do Word ". Clique em " Avançado". Em " Geral ", selecione "Confirmar conversão de formato de arquivo em aberto . " Clique em " OK". Isso irá facilitar o processo de ligar sua lista de endereços para mala direta.
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Clique na guia " Correspondências " novamente. No grupo " Iniciar Mala Direta " , clique em "Selecionar Destinatários. " Selecione "Usar lista existente. " Escolha a planilha do Excel que você criou na caixa de diálogo. Dê um duplo clique no arquivo . Na caixa de diálogo seguinte, selecione " Planilhas do MS Excel via DDE (*. Xls) ". Clique em " OK". Selecione a planilha que você deseja mesclar . Clique em " OK". Os rótulos estão agora ligados a lista de endereços.
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Adicionar espaços reservados para os rótulos , para que o Word sabe onde colocar as entradas de endereço conectados. Cada espaço reservado, conhecido como um campo de mala direta , corresponderá a uma entrada em sua lista de endereços . Na guia " Correspondências " , no " Escrever e Inserir Campos " de grupo, clique em " Atribuir Campos . " Use esta caixa de diálogo para combinar os elementos de um endereço para os cabeçalhos das colunas do seu arquivo Excel. Selecione a partir de uma lista drop -down à direita que corresponde ao cabeçalho da coluna correspondente do seu arquivo . Apenas selecionar os elementos que deseja incluir em cada etiqueta.
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Insira os campos de mala direta , clicando em seu documento de etiqueta onde você deseja inserir o primeiro campo . No " Escrever e Inserir Campos " grupo, clique em "Address Block. " Selecione os elementos que deseja incluir e clique em " OK". Clique em " atualizar nomes " no grupo " Escrever e Inserir Campos " . Isso irá duplicar a etiqueta e aplicá-lo a todos os outros rótulos.
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visualização a mala direta quando é concluída. No " Visualizar Resultados " grupo na guia " Correspondências " , clique em " Visualizar Resultados ".
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Finish e imprimir as etiquetas , clicando em " Concluir e Mesclar " no grupo "Finish" na guia " Correspondências " . Clique em " Imprimir documentos ". Você pode optar por imprimir todas as etiquetas ou apenas uma seleção. Verifique se a impressora está conectada à impressora e as folhas de etiquetas estão devidamente alimentado na impressora .
