Um sistema de arquivamento é um método de organizar a papelada e documentos para armazenamento. Um armário ou caixa é mantido que contém versões cópia de documentos , enquanto que um sistema eletrônico mantém os dados em um computador . Estes dados podem ser e-mails ou documentos digitalizados . Uma vez que o sistema é configurado, é importante que sejam mantidas , de modo a que permaneça no fim com informação actualizada regularmente acrescentado . Para manter o sistema, você terá que criar um procedimento para a utilização de ambos os sistemas. Coisas que você precisa
Gabinete de arquivo ou caixa
Folders
rótulos em branco
Canetas ou marcadores
Computer
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Hard Copy arquivamento

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Label cada pasta, arquivo e gaveta ou caixa. O título deve incluir o tema da documentação , além da data em que o documento começa no . Por exemplo, " Recibos de Junho 2010 - presente " " . Recursos Humanos da pasta fevereiro 2008 " ou
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criar novas pastas , arquivos e gavetas ou caixas quando você tem uma nova categoria de papelada para salvar ou quando as pastas mais velhos , arquivos e gavetas estão cheias. Use um código de cores para diferenciar entre os anos ou meses.
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Adicionar novos documentos para a pasta ou gaveta mais relevante. Colocar documentos em pastas aleatoriamente vai estragar o sistema de arquivamento , como a informação vai ser procurado no lugar errado . Se os documentos pedidos do sistema em ordem alfabética, continuar usando este processo, em vez de mudar para outro formato.
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Remover antigos, documentos desnecessários anualmente. Como você continuar a adicionar aos arquivos , algumas informações se tornará irrelevante e ultrapassada. Destrui-lo e liberar espaço de armazenamento extra.
Arquivamento eletrônico
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Crie pastas ou diretórios em seu computador. Consolidar os dados em uma base regular para que ele não se torne desorganizado. Ter várias unidades de rede ou de várias pastas que contêm informações semelhantes não é uma maneira eficiente de organizar os dados.
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Faça backup dos dados regularmente. Use DVDs, uma unidade USB , um disco rígido externo ou uma empresa externa para fazer isso. Isso protege os dados de perda.
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proteger os dados , bloqueando cada arquivo, conceder acesso aos usuários delegadas ou adicionar uma senha ao abrir um arquivo . Isto evita o uso abusivo dos dados , fraude ou acesso não autorizado. Além disso, você pode ter certeza de que apenas as pessoas que sabem como funciona o sistema de usá-lo .
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Escreva um procedimento para a utilização do sistema de arquivamento eletrônico . Inclua instruções passo -a-passo de como encontrar , referência , categorizar e arquivar os dados , de modo que cada usuário está operando o sistema da mesma forma . Mantenha-o atualizado, se você aperfeiçoar o sistema para evitar confusão entre os usuários.
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Rever o sistema de arquivamento de dois em dois anos. Verifique se ele funciona bem - isto pode ser definido por quão eficaz o depósito é , como é fácil de encontrar dados e como é organizado . Além disso, apagar arquivos indesejados e minimizar a confusão eletrônico.