Como seu negócio se move em uma época de distribuição digital, você terá de decidir se deve ou não fazer a troca de um sistema de arquivamento de papel para um sistema de gerenciamento de arquivo digital. Ao fazer a mudança para um sistema totalmente informatizado de arquivamento pode parecer intimidante, as vantagens Stark para ter um sistema de arquivamento digital de ter balançado muitos para fazer a transição . Custo reduzido

Devido ao custo de aluguer a documentação da loja, arquivo digital começa a pagar por si , logo que ele é implementado . Como não há nenhuma burocracia física , os custos de manuseio e transferência de documentos e para trás é bastante reduzido. Isso também permite que os documentos que devem ser armazenados como papel para ser apresentado em locais menores e menos caros.
Going Green

Reduzir a pegada de carbono do seu negócio pode ser uma fator importante para alcançar a base de hoje consumidor verde -minded. Ele pode melhorar muito a imagem da empresa , dar benefícios fiscais e reduzir o custo dos suprimentos. Um sistema de arquivamento digital pode mudar positivamente todo o trabalho de base para um negócio, e mudar para um sistema mais "verde " pode dar amplas oportunidades de publicidade.
Suave fluxo de trabalho

Recuperando cópias de documentos arquivados e armazenados fisicamente pode ser um processo demorado , que está aberto a um erro humano , problemas de segurança e perda física . Este não é o caso com um sistema digital . Dentro de instantes, um documento pode ser acessado no balcão do indivíduo que precisa. Isso resulta em um período de trabalho mais curta , permitindo um progresso mais rápido e mais tempo para o desenvolvimento de projetos.
Segurança Superior

Enquanto um sistema de arquivamento de papel tradicional pode ser aberta e olhou para por qualquer pessoa com acesso a ele, um sistema de arquivamento digital pode proporcionar diferentes níveis de protecção que podem manter os documentos confidenciais. O uso de senhas , pastas especificadas para diferentes usuários , criptografia de dados e trilhas de auditoria que lhe permitem manter um registro de quem acessou quais arquivos e quando , um sistema de gerenciamento de arquivos pode manter seus documentos muito mais seguro .
< Br > confiáveis ​​arquivamento

documentos em papel e arquivos pode ser destruído através de mais movimentação, dano de fogo , inundações e outros desastres naturais. Como os dados podem ser armazenados em servidores em qualquer lugar do mundo, você pode arquivar seus documentos de negócios com segurança, sem ter que insistir sobre danos materiais em potencial. Você também pode fazer o seu portátil dados arquivados , usando coisas como discos rígidos removíveis , pen drives e CDs .