Os documentos específicos necessários para o faturamento dependem de seus negócios, indústria e cliente. No entanto, alguns documentos comuns são quase sempre necessários:
documentos essenciais: *
Suas informações comerciais: Isso inclui seu nome comercial legal, endereço, número de telefone, endereço de e -mail e número de identificação de impostos (por exemplo, EIN nos EUA, número de IVA na Europa).
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Informações do cliente: Isso inclui o nome legal do cliente, o endereço e qualquer informação de contato relevante. O endereço de cobrança preciso é crucial.
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Número da fatura: Um número seqüencial exclusivo para cada fatura. Isso é essencial para rastrear e manutenção de registros.
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Data da fatura: A data em que a fatura é emitida.
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Descrição de bens ou serviços: Uma descrição clara e detalhada do que você forneceu. Seja específico para evitar confusão.
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Quantidade e preço unitário: O número de unidades fornecidas e o preço por unidade.
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Valor total devido: A soma de todas as cobranças, incluindo quaisquer impostos ou descontos aplicáveis.
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Termos de pagamento: Claramente, declare quando o pagamento é devido (por exemplo, líquido 30, devido após o recebimento). Inclua detalhes sobre como o pagamento deve ser feito (por exemplo, transferência bancária, cartão de crédito, cheque).
documentos que podem ser necessários, dependendo da situação: *
Pedido de compra (PO): Se o cliente forneceu um pedido de compra, ele deve ser referenciado na sua fatura. Isso ajuda na correspondência e rastreamento.
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Contrato: O contrato pode detalhar termos específicos, cronogramas de pagamento ou serviços prestados que precisam ser refletidos na fatura.
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Recibo de entrega/prova de serviço: Se você estiver fornecendo bens ou serviços físicos, fornecer evidências de entrega ou conclusão do serviço ajuda a apoiar a fatura.
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timesheets/relatórios do projeto: Para serviços cobrados por hora ou com base nos marcos do projeto, a documentação de apoio é vital.
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Formulários fiscais: Dependendo da sua localização e da localização do cliente, pode ser necessário incluir informações fiscais sobre suas faturas, como GST/HST (Canadá), IVA (Europa) ou imposto sobre vendas (EUA).
em suma: Embora os elementos principais (informações da empresa, informações do cliente, itens, custos, condições de pagamento) sejam sempre necessárias, outros documentos de suporte podem melhorar a precisão, reduzir disputas e fortalecer seus registros financeiros. Manter registros organizados de todos os documentos relacionados para fins de auditoria.
