As pessoas muitas vezes executar tarefas repetitivas no Microsoft Office em uma base diária . Por exemplo, você pode encontrar-se a necessidade de usar o Microsoft Word para enviar uma carta de formulário para vários destinatários . Em vez de digitar manualmente o endereço no topo de cada carta de formulário , Microsoft Word 2003 permite a utilização de dados de endereços a partir de uma planilha do Microsoft Excel para criar uma " mala direta ". Com esse recurso , o Word 2003 cria uma carta de formulário individual para cada destinatário , com o endereço correto exibido na parte superior da carta. Instruções
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Comece com um documento do Word 2003 que contém as informações que você deseja que cada documento na mala direta para conter . Embora este artigo centra-se na criação de cartas , mala direta também pode criar outros tipos de itens, tais como etiquetas de endereçamento. Coloque o documento que você deseja usar para a mala direta.
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Clique no menu "Ferramentas" pull-down no topo da tela. Navegue até " Cartas e correspondências ", e clique em " Mail Merge ". A janela " Mail Merge " .
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Clique em " Letters ", e , em seguida, clique no botão "Next" ( seta para a direita ) na parte superior da janela.
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Clique em "Usar o documento atual ", e , em seguida, clique no botão "Next" .
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Clique em "Usar uma lista existente. " Clique no botão " Procurar" e navegue até o local da planilha Excel que contém os dados de endereços que você deseja usar. Uma nova janela intitulada " Destinatários da Mala Direta " é exibida. A janela mostra todos os nomes e endereços contidos na planilha do Excel.
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Clique na caixa de seleção ao lado de cada entrada que você deseja incluir na mala direta , ou clique no botão "Selecionar Tudo " na parte inferior do ecrã . Clique no botão "Next" .
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Clique em " bloco de endereços . " Uma nova janela intitulada "Match Fields" aparece. Use os menus drop-down na janela para corresponder cada um dos títulos exigidos como " Nome " e " Last Name" com as colunas na planilha. Clique no botão Avançar. A última janela de confirmação será exibida , permitindo que você visualize o que a mala direta concluído será semelhante.
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Clique nas setas duplas esquerdo e duplo- direito de verificar a pré-visualização para cada destinatário na lista para garantir que o resultado final ficará do jeito que você quer que seja. Clique no botão "Next " para concluir a mala direta.