Pequenas empresas que tem um monte de itens para venda pode ser um pouco hesitante em usar um programa QuickBooks para ajudar com sua contabilidade , com medo de ter de introduzir cada item individualmente na lista de item. Enquanto eles têm o programa Microsoft Excel em seus computadores no entanto, colocar itens em QuickBooks é tão fácil como cortar e colar . Manter o inventário atualizado é um pouco mais de trabalho , mas é uma simples questão de saber onde encontrar o relatório certo e como alterar os números do relatório. Instruções
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Ative o recurso de inventário em seu arquivo de empresa QuickBooks. Se durante o "Easy Passo Entrevista ", você não especificou que sua empresa tem um inventário, você terá que ativar esse recurso. Clique no botão "Editar" na barra de menu superior e vá até a aba " Preferências " . Procure o "Itens & Inventário " e clique sobre ele. Abra a aba " Empresa Preferences" com um clique e confira o top box rotulados, " Inventário e ordens de compra estão ativos. " Clique em " OK" e QuickBooks vai fechar cada janela aberta para fazer esta alteração na sua área de trabalho.
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Clique no botão " Excel" no centro inferior da tela e um pequeno menu será aberto com duas opções para a importação de itens de estoque . O primeiro é o "Colar do Excel ", eo segundo é " Importar itens . " Você usaria o primeiro se o arquivo Excel está no mesmo computador que o arquivo QuickBooks. Você usaria o segundo, se você está tendo que importar o arquivo Excel a partir de um flash drive ou CD -ROM. Clique no botão "Colar do Excel" e será aberta uma janela ..
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Criar ou modificar o seu arquivo Excel atual com itens nele . O colar é a parte mais fácil , mas as colunas devem corresponder a forma no modelo de QuickBooks. Deve haver 12 colunas em que a informação é inserida e devem ser rotulados a partir da esquerda para a direita. Há o " Nome ", " Subitem ", " Custo ", " Preço de Venda ", " Custo dos Produtos Vendidos Conta ", "Fornecedor Preferencial ", "Conta de Renda ", "Conta de Ativos ", " Ponto de Reabastecimento ", "Total valor ", " Número da peça do fabricante " e finalmente" na Mão ".
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Preencha cada campo no arquivo de Excel para cada item. O " Subitem ", "Fornecedor Preferencial ", " Valor Total " e " Número da peça ' Os fabricantes " pode ser omitido neste momento para acelerar o processo .
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Escolha a opção " Lista " apropriada em a caixa de canto superior esquerdo e escolha ", estoque de peças . " Segurando o botão esquerdo do mouse , selecione todos os itens de cima para baixo e da esquerda para a direita e segure a tecla "Ctrl " e os botões "C" para copiar este texto. Não destacar os títulos no topo da página Excel . Clique na primeira caixa da tela "Adicionar /Editar Lista de entradas múltiplas " em QuickBooks e segure "CTRL " e " V " para colar os itens na planilha .
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Faça correções ao inventário lista de itens . Qualquer conta ou item que aparece em vermelho precisam ser inseridos manualmente ou combinados para outra conta que já está em QuickBooks temporariamente. Por exemplo , se a conta que você deseja usar para a conta de renda não foi criado em QuickBooks , você terá que fazê-lo para salvar todos esses itens. Se a maioria dos itens colados são vermelho, apagar as informações nessas colunas e inserir essas informações individualmente mais tarde. Clique no botão " Salvar alterações " , no canto inferior direito da tela e de ter terminado a tarefa.
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Clique no ícone chamado " Ajuste quantidade disponível " para alterar valores de inventário depois de uma contagem física confirmou a quantidade real de inventário. Uma janela de planilha com cada item de inventário em que será aberta. Se o número na coluna "Quantidade Atual" não coincide com a contagem real , entre a quantidade real na coluna " New Quantidade" . QuickBooks vai calcular a diferença e o valor da perda ou ganho . Digite o termo , "Ajuste de Inventário" na caixa " Conta de ajuste" e QuickBooks irá atribuir a perda ou ganho para esta conta no balanço .
