QuickBooks é um preço de acordo com o número de usuários que terão acesso simultâneo ao programa. Um pequeno empresário paga , assim, uma taxa adicional para permitir que seus funcionários , ou seja, os usuários , para ser capaz de inserir transações em software financeiro da empresa. O proprietário da empresa atua como o "Administrador" sobre todos esses usuários, a manutenção de um certo nível de controle, a fim de evitar que os usuários tenham acesso a informações que são desnecessários ou inadequados para eles verem . Instruções
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Abra a opção " Configurar usuários" em QuickBooks. Clique no botão "Companhia" na barra de menu superior , e desça até os " configurar usuários e senhas" opção . Quando o menu lateral se abre, escolha a opção "Configurar usuários" . A janela Lista de usuários tem uma lista de todas as contas de usuários criados anteriormente. Se não houver usuários , o "Admin" será o único listado.
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Digite o nome de usuário para o indivíduo que deseja criar como um usuário. Se você está limitado no número de licenças , você pode criar um nome de usuário para uma área específica do seu negócio , em vez de para um indivíduo. Por exemplo, criar um usuário chamado "Register" para todos os associados de vendas e outro chamado " Armazém " para todos os trabalhadores quartos de volta.
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Digite uma senha única para cada usuário. Mantenha o controle de cada nome de usuário e sua senha em uma área segura . Não deixe que os usuários atribuir suas próprias senhas , que são com a finalidade de manter os funcionários em diferentes áreas de acessar a identificação do usuário de outro funcionário . Clique no botão "Next " para editar o acesso de um usuário para as diferentes áreas do QuickBooks.
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Criar uma lista das diferentes áreas do seu negócio e os diferentes funcionários que necessitam de acesso para o arquivo QuickBooks . O trabalho executa o funcionário deve reger as áreas de QuickBooks ele é permitido dentro
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Escolha a opção " áreas selecionadas do QuickBooks " e depois em "Avançar". A primeira área é " Vendas e Contas a Receber. " Para cada área , há três opções, " Sem Acesso ", " Acesso Total " e " Acesso seletiva. " Os caixas e aqueles que entram transações dos clientes precisam apenas " acesso seletivo , " a menos que o usuário é um gerente.

Em " Acesso seletiva " as opções são para permitir que o usuário "Criar Transações Só ", "Criar e impressão Transações ", e para " criar transações e criar relatórios " . A caixa pode ter de criar e imprimir as transações , mas não criar relatórios. Esse recurso pode ser reservado para gestão.
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Clique no botão "Next" . A segunda área é " Compras e Contas a Pagar ". Esta área é normalmente reservado para contabilidade e pessoal do escritório . É para entrar e pagar contas, introduzindo taxas de cartão de crédito e ordens de compra . Escolha o nível de " Sem acesso" para todos, mas o pessoal do escritório e , em seguida, clique em " Avançar".
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Olhe para a sua lista de funcionários e determinar se algum deles precisa para ser capaz de escrever ou cheques de impressão , fazer depósitos ou introduzir taxas de cartão de crédito. Esta área é a área "Verificar e cartões de crédito " . Não é recomendado que o pessoal , incluindo o pessoal de contabilidade, ter acesso a entrar verificando transações de conta . Em geral, isso deve ser reservado para você, como o administrador. Clique em " Avançar".
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Escolha a opção "Acesso seletiva " para armazém ou receber usuários. Esta próxima área é o " Inventário" , todos os usuários do warehouse com excepção da gestão devem ter acesso à informação seletiva inventário , com a capacidade única de criar e as operações de impressão. Clique em " Avançar".
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Escolha a opção " Sem acesso" para os últimos cinco áreas , que incluem " Time Tracking ", " Salários e funcionários ", " sensíveis atividades de contabilidade ", "Financial Sensitive Reportagem ", eo " Alterando e Excluindo operações de " opções. Estas são áreas que somente o administrador deve ser capaz de entrar e ver as informações no prazo . Contanto que você mantenha as senhas para cada usuário segura, não deve haver nenhum usuário que é capaz de acessar áreas que não dizem respeito ao seu trabalho.