Informações sobre um único aluno seriam armazenadas em vários lugares, dependendo do contexto e do tipo de informação:

* Sistema de Informação do Aluno (SIS): Este é o repositório central para a maioria dos dados dos alunos, incluindo informações pessoais (nome, endereço, detalhes de contato), registros acadêmicos (notas, cursos realizados, transcrições), informações de inscrição, detalhes de ajuda financeira e, às vezes, registros disciplinares. Este é provavelmente o local principal.

* registros do professor individual: Os professores podem manter seus próprios registros, particularmente as notas anedóticas sobre o progresso, o comportamento ou a participação dos alunos na sala de aula. Isso geralmente é informal e não necessariamente parte do registro oficial do aluno.

* arquivos do conselheiro: Os conselheiros escolares mantêm registros relacionados ao assessor acadêmico dos alunos, pedidos de faculdades e sessões de aconselhamento pessoal. Esses arquivos contêm informações confidenciais e confidenciais.

* Registros departamentais: Departamentos específicos (como atletismo ou artes) podem ter registros pertinentes ao envolvimento dos alunos nessas áreas.

* Registros do Escritório de Saúde: O enfermeiro ou escritório de saúde da escola mantém registros de saúde, incluindo registros de imunização, alergias e quaisquer condições médicas relevantes para a escolaridade do aluno.

* Registros de educação especial (se aplicável): Alunos com programas de educação individualizada (IEPs) ou 504 planos terão uma extensa documentação em arquivos de educação especial.


A localização e acessibilidade específicas dessas informações são regidas pelas leis de privacidade (como a FERPA nos EUA) e políticas escolares.