A aparência exata e o conteúdo de um email do escritório podem variar muito, dependendo da cultura da empresa, do remetente e do objetivo do email. No entanto, aqui está um modelo geral e elementos -chave que você normalmente encontrará:

Linha de assunto:

* claro e conciso: A linha de assunto deve dizer imediatamente ao destinatário do que é o email.
* específico: Evite termos vagos como "atualização" ou "pergunta". Em vez disso, use coisas como "Atualização do status do projeto X - [Data]" ou "Pergunta sobre a política de férias".
* acionável (se necessário): Se você precisar do destinatário para fazer alguma coisa, deixe isso claro. Exemplos:"Ação necessária:revise e aprove o relatório" ou "Resposta necessária:disponibilidade de reunião".
* abreviações (use com moderação): Em alguns escritórios, abreviações padrão como "FYI" (para sua informação), "eom" (final da mensagem - quando a linha de assunto contém a mensagem inteira) ou "o mais rápido possível" (o mais rápido possível) são usados.

Exemplo de linhas de assunto:

* Agenda da reunião:Kickoff do projeto - [Data]
* Solicitação de revisão da proposta de orçamento - prazo [data]
* Lembrete:almoço de equipe amanhã às 12:30
* Urgente:Site Down

corpo:

1. Saudação:

* formal: "Caro [nome do destinatário]" (Use isso se você não conhece bem a pessoa ou se é uma organização mais formal).
* Semi-formal: "Olá [nome do destinatário]" ou "Hi [nome do destinatário]" (um bom padrão para a maioria das comunicações do escritório).
* Informal: "Oi [primeiro nome do destinatário]" (apropriado se você tiver uma boa relação de trabalho com a pessoa).
* E -mail do grupo: "Hello Team" ou "oi pessoal",

2. Linha de abertura (Objetivo):

* Declare o motivo do seu e -mail antecipadamente. Isso ajuda o destinatário a entender o contexto imediatamente.
* Exemplos:
* "Estou escrevendo para você sobre ..."
* "O objetivo deste e -mail é ..."
* "Seguindo nossa conversa sobre ..."
* "Estou estendendo a mão para obter sua contribuição ..."

3. texto do corpo (detalhes):

* Mantenha -o conciso e direto ao ponto. As pessoas estão ocupadas, portanto, evite divagações desnecessárias.
* Use linguagem clara e simples. Evite jargão ou termos excessivamente técnicos, a menos que você tenha certeza de que o destinatário os entende.
* Quebre parágrafos longos. Use pontos de bala, listas numeradas ou títulos para facilitar a leitura do email.
* seja específico. Forneça todos os detalhes necessários (datas, horários, locais, nomes, etc.).
* seja profissional e respeitoso. Mesmo em ambientes casuais de escritórios, mantenha um tom profissional. Evite gírias, sarcasmo ou qualquer coisa que possa ser mal interpretada.
* revisão com cuidado. Verifique erros de digitação e erros gramaticais antes de enviar.

4. Chamada à ação (se necessário):

* Declare claramente o que você deseja que o destinatário faça.
* Exemplos:
* "Por favor, revise o documento anexado e forneça seus comentários até [Data]."
* "Você poderia me enviar o relatório até o final do dia?"
* "Deixe -me saber se você estiver disponível para uma reunião na próxima semana."
* "Confirme o recebimento deste e -mail."

5. fechamento:

* formal: "Sinceramente" ou "respeitosamente" (use para comunicação muito formal).
* Semi-formal: "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" (uma opção segura e profissional).
* Informal: "Melhor", "Obrigado" ou "Cheers" (apropriado para pessoas que você conhece bem).
* Se você está pedindo algo: "Obrigado pelo seu tempo e consideração."

6. assinatura:

* Seu nome completo
* Seu cargo
* Nome da sua empresa
* Seu número de telefone (opcional, mas geralmente incluído)
* Site da sua empresa (opcional)
* Algumas empresas têm assinaturas de e-mail predefinidas que você deve usar.

Exemplo de email:

Assunto:Projeto Alpha - Atualização e Próximas etapas

Oi John,

Estou escrevendo para fornecer uma atualização rápida sobre a iniciativa Alpha do Projeto.

* A fase de pesquisa inicial está agora completa.
* Identificamos três fornecedores em potencial que podem fornecer o software necessário.
* Anexado está um relatório resumido descrevendo nossas descobertas e recomendações.

Você poderia revisar o relatório e me avisar se tiver alguma dúvida ou preocupação? Gostaríamos de agendar uma reunião na próxima semana para discutir as próximas etapas e escolher um fornecedor. Por favor, deixe -me saber que horas funcionam melhor para você.

Obrigado,

[Seu nome]
[Seu cargo]
[Nome da sua empresa]
[Seu número de telefone]

Anexos:

* Rotule claramente anexos com nomes descritivos.
* Mencione o anexo no corpo do email.

Outras considerações:

* Responder vs. Responder tudo: Esteja atento a quem precisa ver sua resposta. Evite "Responder tudo", a menos que sua resposta seja relevante para todos na cadeia de e -mails.
* tom: Esteja ciente do seu tom. A comunicação escrita pode ser facilmente interpretada mal interpretada. Releia seu e -mail antes de enviar para garantir que ele apareça como pretendido.
* confidencialidade: Tenha cuidado com o que você escreve em e -mails. Lembre -se de que o email nem sempre é privado.
* Cultura do escritório: Preste atenção aos estilos de comunicação por e -mail de seus colegas e superiores. Ajuste seu estilo de acordo.
* fora do escritório: Configure uma mensagem fora do escritório quando estiver fora para que as pessoas saibam que você não está disponível e quando elas podem esperar uma resposta.

Seguindo essas diretrizes, você pode escrever e -mails claros, concisos e profissionais de escritório que o ajudarão a se comunicar de maneira eficaz e criar fortes relações de trabalho.