Uma carta da fatura é uma carta simples que vai com uma factura formal para uma empresa que deve dinheiro em uma conta . A carta pode ajudar a esclarecer a dívida , ou dar demandas firmes de pagamento , especialmente no caso de um cliente caloteiro . Uma carta fatura também pode ser usado pelo destinatário dos bens e serviços para explicar por que uma fatura ainda não foi paga. Você pode criar sua própria carta fatura padrão a ser enviado aos clientes e fornecedores com facilidade. Instruções
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Escreve o cabeçalho de sua carta factura da mesma maneira como uma carta padrão. Digite a data no topo, em seguida, ir para baixo algumas linhas e digite o endereço completo do destinatário
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Ir outra linha e , em seguida, digite " Re: " . (A respeito ) ea razão pela sua carta. Isso pode ser "Pedido de Pagamento ", " Apresentação da fatura ", ou apenas o número da nota fiscal .
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Incluir uma linha de saudação , se você tem um nome de contato específico para o negócio . Por exemplo, "Atenção Sr. Thompson. "
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Expandir sobre o motivo de sua carta na primeira linha . Vá direto ao ponto. " Por favor, veja a nossa factura fechado # 2224 para 110,65 dólares para o transporte de aparelhos que lhe enviamos 2 de julho de 2010 " é uma primeira linha simples e direta. Mantenha-o curto .
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Estado suas demandas e condições. Seja específico . Por exemplo, você pode dizer: " Mantendo-se em conformidade com os termos e condições que combinamos , essa fatura deve ser paga dentro de 30 dias a contar da data acima. "
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incluir mais informações sobre o que será acontecer se a factura não for paga no prazo , se esta é uma carta de acompanhamento para um contribuinte inadimplente . " Você pode perder o seu desconto se a factura não for paga no prazo de 30 dias. Vamos tomar medidas agressivas para cobrar essa dívida , se necessário. "
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incluir uma maneira para o cliente entrar em contato com você com perguntas sobre a fatura. Isso pode ser um número de telefone , endereço de e-mail ou ambos. Feche a carta com um " Atenciosamente ", juntamente com seu nome completo e nome da empresa.
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Adicione a palavra " Caixa " para a parte inferior da carta a informar o destinatário que deve haver um adicional página que se passa com esta carta ( a factura real).
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Manter o mesmo formato geral de uma carta fatura para um fornecedor. Informe o seu fornecedor por que você não pagou a data (ou quando você pretende pagar ) e solicitar mais informações na carta, se necessário. Por exemplo: " Ficaríamos felizes de pagar sua fatura assim que você nos fornecer as seguintes informações ... " Esta informação pode incluir uma confirmação de entrega de envio ou uma lista mais detalhada dos produtos e serviços prestados.