Ok, sem um gráfico formal de contas, você ainda pode criar um sistema básico de contabilidade para uma organização estudantil usando documentos e excel. A chave é criar uma estrutura simples que rastreia receitas e despesas de uma maneira fácil de entender e manter. Aqui está um colapso de como fazer isso:

1. Organização de documentos (física e/ou digital):

* Sistema de pastas : Crie um sistema de arquivamento bem organizado para todos os documentos financeiros. Este pode ser um sistema de pastas físico ou digital (usando o Google Drive, Dropbox, etc.).

* Pasta de renda: Mantenha registros de todo o dinheiro chegando. Isso inclui:
* Recebimentos de eventos de captação de recursos
* Registros de quotas de associação
* Doações
* Acordos de patrocínio
* Cópias dos cheques recebidos (se aplicável)
* Notas detalhadas de depósitos em dinheiro

* Pasta de despesas : Os recibos e faturas de armazenamento para todo o dinheiro gasto. Isso inclui:
* Custos de evento (aluguel de local, suprimentos, alimentos)
* Custos de marketing/publicidade
* Material de escritório
* Despesas de viagem
* Taxas do alto -falante
* Cópias de cheques escritos (se aplicável)
* Quaisquer faturas ou contas a serem pagas

* Numeração seqüencial: Atribua um número exclusivo a cada documento (recibo, fatura etc.) quando ele entra. Escreva esse número com destaque no próprio documento (por exemplo, com uma caneta ou usando um rótulo). Isso é crucial para facilitar a referência na sua planilha do Excel. Comece de um número simples como 001, 002, etc.

2. Configuração da planilha do Excel:

Crie uma planilha com as seguintes colunas. Personalize esses cabeçalhos de colunas para se adequar às atividades da sua organização:

* Número do documento: (IMPORTANTE!) Isso deve corresponder ao número atribuído ao documento físico/digital. Este é o elo entre sua planilha e sua trilha de papel.
* Data: Data da transação (quando o dinheiro chegou ou saiu).
* Descrição: Uma breve explicação da transação. Seja específico (por exemplo, "Pizza for Club Meeting", "Taxas de associação - John Smith", "Lucro de captação de recursos - venda de bolos").
* categoria : É aqui que você agrupa transações semelhantes. Isso atua como um gráfico de contas simplificado. Exemplos:
* Categorias de renda: Taxas de associação, captação de recursos, doações, patrocínios
* Categorias de despesas: Custos de evento, suprimentos, marketing, viagens, taxas de alto -falante
* Valor: O valor em dólares da transação.
* renda (+)/despesa (-): Insira um número positivo para renda e um número negativo para despesas. Isso é fundamental para um cálculo fácil.
* Método de pagamento : Como o dinheiro foi pago (dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência on -line). Isso é bom para a reconciliação.
* (opcional) Notas: Quaisquer detalhes extras que você deseja gravar (por exemplo, quem pagou, nome do evento, etc.).

Exemplo de planilha linhas:

| Número do documento | Data | Descrição | Categoria | Quantidade | Receita (+)/despesa (-) | Método de pagamento | Notas |
| ---------
| 001 | 2023-10-26 | Taxas de associação - Jane Doe | Tações de associação | 20.00 | 20.00 | Dinheiro | |
| 002 | 2023-10-27 | Pizza para reunião do clube | Custos de evento | 35,00 | -35,00 | Cartão de crédito | Papa John's, queijo grande |
| 003 | 2023-10-28 | Lucro de captação de recursos - venda de bolos | Captação de recursos | 150,00 | 150,00 | Dinheiro | |
| 004 | 2023-10-29 | Flyers para evento | Marketing | 25,00 | -25,00 | Verifique | Impresso em Staples |

3. Usando o Excel para relatórios:

* totais: Na parte inferior da sua planilha, use a função `sum` para calcular:
* Renda total:`soma (coluna onde os valores de renda)`
* Despesas totais:`soma (coluna onde são as quantidades de despesas)`
* Lucro/perda líquido:`Receita Total + Despesas Totais '(isso fornecerá a posição financeira geral)

* filtragem e classificação: Use os recursos de filtragem e classificação do Excel para analisar seus dados.
* Resumo da categoria: Filtre a coluna "categoria" para ver a receita/despesas totais para cada categoria. Você pode copiar manualmente esses totais para outra seção da planilha para criar um resumo.
* data de data: Filtre por data para ver receita/despesas por um período específico (por exemplo, um mês, um quarto, um evento).

* tabelas de articulação (mais avançado, mas altamente recomendado): As tabelas de articulação são uma maneira poderosa de resumir e analisar seus dados sem precisar usar fórmulas. Você pode criar relatórios facilmente mostrando receitas e despesas por categoria, por mês ou por outros critérios que você escolher. Procure os tutoriais on -line (pesquise "tutorial da tabela Pivot Excel"). Eles podem parecer intimidadores no começo, mas são incrivelmente úteis.

4. Reconciliando com extratos bancários (se aplicável):

* Se sua organização tiver uma conta bancária, reconcilie regularmente sua planilha do Excel com os extratos bancários. Isso significa comparar todas as transações em sua planilha com o que aparece no extrato bancário. Marque os itens que correspondem. Investigue quaisquer discrepâncias imediatamente. Isso garante a precisão de seus registros.

5. Considerações importantes e práticas recomendadas:

* Consistência: Seja consistente com seus nomes de categoria. Às vezes, não use "custos de eventos" e, às vezes, "despesas de eventos". Escolha um e fique com ele.
* Atualizações regulares: Atualize sua planilha regularmente (pelo menos semanalmente) para manter seus registros atualizados.
* precisão: Verifique duas entradas para precisão. Um pequeno erro pode ter um efeito de ondulação.
* Documentação: Mantenha todos os documentos de suporte (recibos, faturas etc.) organizados e facilmente acessíveis. O número do documento é a chave!
* Múltiplas pessoas: Se várias pessoas lidam com finanças, definir claramente funções e responsabilidades.
* transparência: Torne os registros acessíveis a outros membros da organização. A transparência cria confiança.
* Backup: Backup regularmente seu arquivo do Excel para um local separado (por exemplo, uma unidade USB, armazenamento em nuvem).
* Segurança: Se a sua planilha contiver informações confidenciais (por exemplo, números de conta bancária), proteja a senha do arquivo.
* Comece simples: Não tente criar um sistema complicado no início. Comece com o básico e adicione mais recursos conforme necessário.
* Revise e ajuste: Revise regularmente seu sistema e faça ajustes conforme necessário para garantir que ele atenda às suas necessidades. À medida que sua organização cresce, você pode precisar atualizar para o software de contabilidade.

Cenário de exemplo:

Digamos que sua organização esteja realizando uma lavagem de carros de captação de recursos. Veja como você rastrearia as despesas e a receita:

1. suprimentos: Você compra sabão, esponjas e toalhas. Você recebe um recibo. Você escreve "005" no recibo.
2. entrada da planilha: No Excel, você teria uma briga com:
* Número do documento:005
* Data:(Data da compra)
* Descrição:Supplies de lavagem de carros
* Categoria:Despesas de captação de recursos
* Valor:(custo total dos suprimentos)
* Receita (+)/Despesa (-):(valor negativo do custo total dos suprimentos)
* Método de pagamento:(dinheiro, cartão de crédito, etc.)
3. Renda: Você coleta dinheiro na lavagem do carro. No final do dia, você conta o dinheiro. Você cria uma folha de resumo simples do evento, observando a data, a hora e o total. Escreva "006" na folha.
4. Entrada da planilha: No Excel, você teria uma briga com:
* Número do documento:006
* Data:(Data da lavagem do carro)
* Descrição:Renda de lavagem de carros
* Categoria:captação de recursos
* Valor:(em dinheiro total cobrado)
* Receita (+)/Despesa (-):(valor positivo do dinheiro total cobrado)
* Método de pagamento:dinheiro

Seguindo estas etapas, você pode criar um sistema de contabilidade funcional para a organização de estudantes usando ferramentas básicas. Lembre -se de que a chave deve ser organizada, consistente e precisa. Essa base facilitará o gerenciamento de suas finanças e a tomada de decisões informadas.