Um procedimento organizacional e uma política relacionada à precisão na operação de um sistema contábil computadorizado deve cobrir vários recursos importantes:
i. Entrada e processamento de dados: *
Regras de validação de dados: Limpar procedimentos para validar a entrada de dados em todas as etapas. Isso inclui verificações para:
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Tipo de dados: Garantir que os números sejam inseridos como números, datas como datas, etc.
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Verificações de intervalo: Os valores de confinamento a intervalos aceitáveis (por exemplo, quantidade não podem ser negativos).
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Verificações de consistência: Verificando que os pontos de dados relacionados concordam (por exemplo, entradas de débito e crédito devem equilibrar).
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verificações de integridade: Garantir que todos os campos necessários sejam preenchidos.
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Controles de acesso: Restringir o acesso ao sistema e funções específicas com base em funções e responsabilidades (segregação de tarefas). Isso impede a entrada, modificação ou exclusão de dados não autorizados. O uso de nomes de usuário exclusivo e senhas fortes é crucial.
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trilhas de auditoria: Manter toras detalhadas de todas as transações, incluindo quem fez as alterações, quando e quais mudanças foram feitas. Isso permite rastreamento e investigação de erros ou discrepâncias.
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Procedimentos de manuseio de erros: Etapas claras a seguir quando os erros são detectados durante a entrada ou processamento de dados. Isso inclui procedimentos para corrigir erros, documentar correções e escalar problemas, se necessário. Isso deve incluir procedimentos para reversão de transações.
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Backup e recuperação de dados: Backups regulares dos dados contábeis para garantir a integridade dos dados e a continuidade dos negócios em caso de falhas do sistema ou perda de dados. Isso deve incluir backups externos para recuperação de desastres.
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Segurança de dados: Implementando medidas de segurança robustas para proteger o sistema contábil contra acesso não autorizado, vírus, malware e ataques cibernéticos. Isso inclui firewalls, software antivírus e atualizações regulares de segurança.
ii. Reconciliação e relatórios: *
Procedimentos de reconciliação: Reconciliação regular de registros contábeis com documentos de origem (por exemplo, extratos bancários, faturas). Linhas de tempo e responsabilidades claras de reconciliação devem ser definidas.
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Verificação do relatório: Procedimentos para revisar e verificar a precisão dos relatórios contábeis gerados pelo sistema. Isso pode incluir a comparação de relatórios com períodos anteriores e investigação de variações significativas.
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Relatório de exceção: O sistema deve gerar relatórios destacando transações incomuns ou potencialmente errôneas, facilitando a identificação oportuna e a correção de problemas.
iii. Pessoal e treinamento: *
Requisitos de competência: Definindo as habilidades e conhecimentos necessários para indivíduos que trabalham com o sistema contábil. Isso pode incluir qualificações contábeis específicas e experiência com o software.
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Programa de treinamento: Um programa de treinamento abrangente para todos os usuários sobre a entrada de dados adequada, a navegação do sistema e os procedimentos de manuseio de erros. O treinamento regular de atualização deve ser fornecido.
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atribuição de responsabilidade: Definir claramente funções e responsabilidades para entrada de dados, validação de dados, reconciliação e relatórios. Isso promove a responsabilidade e ajuda a evitar erros.
iv. Melhoria contínua e revisão: *
Auditorias regulares: Condução de auditorias internas e externas regulares do sistema contábil para avaliar sua precisão, eficácia e conformidade com os regulamentos relevantes.
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Atualizações do sistema: Atualizando regularmente o software e o hardware contábeis para garantir o desempenho e a segurança ideais.
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Revisão da política: Revisão periódica e atualização dos procedimentos e políticas para refletir mudanças nas operações de negócios, tecnologia e requisitos regulatórios.
Ao implementar esses recursos, as organizações podem melhorar significativamente a precisão e a confiabilidade de seus sistemas contábeis computadorizados, reduzindo o risco de erros e melhorando a integridade de seus dados financeiros.
