O formato de arquivo amplamente usado para documentos enviados para impressoras comerciais e como anexos de email é 
 pdf (formato de documento portátil)  .  
 Aqui está o porquê: 
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 Portabilidade: O PDF garante que o documento pareça o mesmo, independentemente do sistema operacional, aplicativo ou dispositivo usado para visualizá -lo. Isso é crucial para a impressão, pois a impressora precisa renderizar o documento exatamente como projetado. 
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 Preservação da formatação: O PDF retém fontes, imagens, gráficos e layout. Isso garante que a integridade visual do documento seja mantida em diferentes sistemas. 
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 Compressão: O PDF pode comprimir arquivos grandes, facilitando o e -mail e o armazenamento, mantendo a alta qualidade. 
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 Recursos de segurança: O PDF suporta proteção de senha, assinaturas digitais e outros recursos de segurança. 
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 Padrão da indústria: É o formato padrão para imprimir casas e troca de documentos profissionais. 
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 Recursos de acessibilidade: O PDF pode suportar recursos de acessibilidade, como o PDF marcado, que pode ser usado para criar documentos mais acessíveis a pessoas com deficiência.  
 Enquanto outros formatos como o PostScript foram historicamente usados para impressão, o PDF os substituiu em grande parte devido às suas vantagens em portabilidade e facilidade de uso. Os documentos do Word (.doc, .docx) também são frequentemente enviados como anexos, mas para a impressão profissional, o PDF é preferido porque elimina o risco de formatar discrepâncias quando a impressora abre o arquivo usando diferentes versões de Word ou diferentes sistemas operacionais.