A maneira como você insere um documento do Word em um email depende do que você deseja alcançar e do cliente de email que está usando (por exemplo, Gmail, Outlook, Yahoo). Aqui estão os métodos comuns, classificados de geralmente preferidos a menos preferidos, juntamente com explicações:
1. Anexo (mais comum e recomendado) *
como funciona: Você anexa o documento do Word diretamente ao email. O destinatário baixa o arquivo e o abre em seu processador de texto (por exemplo, Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice).
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Prós: * Preserva perfeitamente a formatação original do documento.
* O destinatário pode salvar e editar o documento.
* Funciona de maneira confiável em diferentes clientes de e -mail e sistemas operacionais.
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contras: * Requer que o destinatário tenha um programa de processamento de texto compatível.
* Adiciona ao tamanho do email (importante para limitações de largura de banda).
* Requer que o destinatário faça o download do arquivo, o que alguns podem hesitar em fazer por motivos de segurança (especialmente de remetentes desconhecidos).
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Como fazer isso (as etapas gerais - as especificações variam ligeiramente pelo cliente de email): 1.
compor um novo email: Abra seu cliente de e -mail e inicie uma nova mensagem de e -mail.
2.
Procure o ícone "Anexar" ou "inserir": Geralmente, este é um ícone de papel ou um botão rotulado como "Anexar", "Anexar arquivos" ou algo semelhante. Normalmente, está localizado próximo ao assunto "para", "" e campos do corpo de mensagens.
3. Navegue e selecione o documento do Word: Clique no ícone "Anexar" e uma janela do Explorer de arquivo será aberta. Navegue até o local em que salvou seu documento do Word (.doc, .docx) e selecione -o.
4.
O arquivo será anexado: O documento do Word será adicionado ao email, geralmente indicado pelo seu nome aparecendo abaixo da linha de assunto ou em uma área de anexo designada.
5.
Componha sua mensagem de e -mail: Escreva sua mensagem de e -mail como de costume.
6.
Envie o email: Clique no botão "Enviar".
Exemplos de anexo em clientes comuns de email: *
gmail: Clique no ícone de papel "Anexar arquivos" na parte inferior da janela de composição.
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Outlook (Desktop): Clique no botão "Anexar arquivo" na guia "Mensagem".
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Outlook (Web): Clique no ícone de papel "Anexar" abaixo da janela de composição.
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yahoo Mail: Clique no ícone de papel "Anexar arquivos" na parte inferior da janela de composição.
2. Copie e cole (mais simples para documentos curtos, perda de formatação) *
como funciona: Você abre o documento do Word, selecione todo o texto, copie -o para a área de transferência (Ctrl+C ou CMD+C) e coloque -o no corpo do seu email (Ctrl+V ou CMD+V).
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Prós: * Muito simples e rápido.
* O destinatário não precisa baixar nada.
* Adequado para documentos curtos onde a formatação não é crítica.
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contras: *
Perda significativa de formatação: Tabelas, imagens, fontes específicas, layouts complexos e até coisas simples como negrito e itálico podem não ser preservadas. Será um texto simples ou adotará a formatação padrão do cliente de email.
* Pode ser difícil de gerenciar para documentos longos.
* A aparência pode variar dependendo do cliente de email e das configurações de fontes do destinatário.
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Como fazer: 1.
Abra o documento do Word: Abra o documento no Microsoft Word ou outro processador de texto compatível.
2.
Selecione todo o texto: Pressione Ctrl+A (Windows) ou CMD+A (Mac) para selecionar todo o texto no documento.
3.
Copie o texto: Pressione Ctrl+C (Windows) ou CMD+C (Mac) para copiar o texto selecionado para a área de transferência.
4.
Componha um novo email: Abra seu cliente de e -mail e inicie uma nova mensagem de e -mail.
5. Cole o texto: Clique no corpo da mensagem de email e pressione Ctrl+V (Windows) ou CMD+V (Mac) para colar o texto.
6.
revisão e edição: Revise cuidadosamente o texto colado para obter problemas ou erros de formatação. Pode ser necessário ajustar manualmente alguma formatação.
7.
Componha sua mensagem de e -mail: Adicione qualquer texto ou informação adicional ao seu email.
8.
Envie o email: Clique no botão "Enviar".
3. Insira como imagem (para elementos visuais específicos, baixa acessibilidade) *
como funciona: Você converte o documento do Word ou uma parte dele em uma imagem (por exemplo, uma captura de tela ou exportando o documento como um PDF e depois usando um conversor PDF para imagem) e, em seguida, insira a imagem no corpo de email.
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Prós: * Bom para preservar a aparência visual exata de uma parte específica do documento.
* O destinatário não precisa de palavras para ver as informações.
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contras: *
não editável: O destinatário não pode editar o texto.
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baixa acessibilidade: Os leitores de tela para usuários com deficiência visual não podem extrair o texto facilmente das imagens.
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A qualidade da imagem pode ser ruim: Especialmente se o documento original tiver muitos detalhes ou texto pequeno.
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Aumenta o tamanho do e -mail: As imagens podem ser maiores que o texto.
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não pesquisável: O texto dentro da imagem não é pesquisável.
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Como fazer (geral): 1.
converter para a imagem: Tire uma captura de tela da seção relevante do documento do Word ou converta o documento do Word em um PDF e converta o PDF em uma imagem (por exemplo, usando o conversor on-line de PDF para imagem).
2.
Salve a imagem: Salve o arquivo de imagem (por exemplo, .jpg, .png) no seu computador.
3.
Componha um novo email: Abra seu cliente de e -mail e inicie uma nova mensagem de e -mail.
4.
Insira a imagem: Procure um ícone ou opção de "inserção de imagem" na barra de ferramentas do seu cliente de email (geralmente perto das opções de formatação). Clique nele e, em seguida, navegue para selecionar o arquivo de imagem que você salvou.
5.
A imagem será inserida: A imagem será adicionada ao corpo do email.
6.
Componha sua mensagem de e -mail: Adicione qualquer texto ou informação adicional ao seu email.
7.
Envie o email: Clique no botão "Enviar".
4. Converta em PDF e anexe (bom compromisso para documentos somente leitura) *
como funciona: Você converte o documento do Word em um arquivo PDF (Formato do documento portátil) e, em seguida, anexa o PDF ao email.
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Prós: * Preserva a formatação com precisão.
* Os PDFs são amplamente legíveis em diferentes dispositivos e sistemas operacionais (a maioria possui um visualizador de PDF embutido).
* Tamanho geralmente menor do arquivo que o documento original do Word.
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contras: * Os destinatários não podem editar facilmente o documento (a menos que tenham um editor de PDF).
* Requer que o destinatário tenha um visualizador de PDF (embora a maioria o faça).
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Como fazer: 1.
Abra o documento do Word: Abra o documento no Microsoft Word.
2.
Salvar como PDF: Vá para "FILE"> "SALVAR AS" (ou "FILE"> "Export"> "Criar documento PDF/XPS"). Escolha "PDF" como o tipo de arquivo.
3.
Salve o arquivo PDF: Selecione um local para salvar o arquivo PDF e clique em "Salvar" (ou "publicar").
4.
Componha um novo email: Abra seu cliente de e -mail e inicie uma nova mensagem de e -mail.
5. Anexe o arquivo PDF: Clique no ícone "Anexar" (PaperClip) e navegue para selecionar o arquivo PDF que você acabou de salvar.
6.
Componha sua mensagem de e -mail: Escreva sua mensagem de e -mail como de costume.
7.
Envie o email: Clique no botão "Enviar".
Qual método você deve usar? *
Se o destinatário precisar editar o documento e a formatação é importante: Use
anexo (Método 1).
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Se você só precisar compartilhar o conteúdo rapidamente e a formatação não é importante: Use
copiar e colar (Método 2). Mas esteja preparado para possíveis problemas de formatação.
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Se você precisar mostrar um elemento visual muito específico e a acessibilidade não é uma preocupação: Use
inserir como imagem (Método 3).
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Se você precisar compartilhar um documento somente leitura com formatação preservada e deseja garantir a legibilidade em diferentes plataformas: Use
converta em pdf e anexe (Método 4).
Considerações importantes: *
Tamanho do arquivo: Anexos grandes podem causar problemas de entrega ou preencher a caixa de entrada do destinatário. Se o documento do Word for muito grande, considere comprimi -lo em um arquivo zip antes de anexá -lo.
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Segurança: Tenha cuidado ao abrir anexos de remetentes desconhecidos, pois eles podem conter vírus ou malware.
* Software do destinatário: Considere se o destinatário possui o Microsoft Word ou outro processador de texto compatível. Caso contrário, economizar como um PDF é uma boa alternativa.
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Acessibilidade: Se o seu email precisar estar acessível a pessoas com deficiência, evite usar imagens de texto e verifique se os documentos anexados são formatados corretamente para os leitores de tela.
Em resumo,
anexar o documento do Word geralmente é a melhor opção A menos que você tenha um motivo específico para usar um dos outros métodos. Os anexos em PDF também são uma boa opção para documentos somente leitura. Sempre considere as necessidades e os recursos técnicos do destinatário ao escolher como compartilhar um documento do Word por e -mail.
