A carta de formulário é uma carta digitada no Microsoft Word que é a informação alimentada a partir de um banco de dados ligado . Este tipo de carta torna possível compor , imprimir e enviar a mesma carta a um grupo de vários destinatários. Você pode usar o Microsoft Excel juntamente com o Word para criar a sua forma de carta . Os dados está localizado no Excel, quando você criar e produzir as palavras que compõem a sua carta no Word. Coisas que você precisa
lista de destinatários
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Digite seus dados para o Microsoft Excel. Coloque cada pedaço de dados em sua própria coluna especialmente nomeado. Por exemplo, para uma carta que você provavelmente salvar uma lista de nomes e endereços de correspondência , por isso o nome das colunas " Primeiro Nome ", " Sobrenome ", " Endereço 1 :" Endereço 2 " " Cidade ", " Estado " e "CEP ". Adicione colunas como você vê o ajuste. Insira os dados correspondentes para cada pessoa em sua lista.
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Salve e feche o arquivo do Microsoft Excel , quando você terminar de adicionar dados. Vá para o Microsoft Word.
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Clique em " Correspondências " ou "Ferramentas" no menu principal, em Word ( dependendo da versão ) . Selecione " Iniciar Mala Direta. "
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Escolha "Cartas " da lista de opções.
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Redija a carta (também chamado de "Main documento ") no documento em branco que você tem aberto. Para formatar a sua carta em um estilo formal , coloque seu endereço seguido da data no topo , em seguida, o nome eo endereço (deixe um espaço reservado aqui por enquanto) destinatário , a saudação ( " Prezados Senhores e Senhoras " ) ao lado , digite a mensagem abaixo que , em seguida, finalmente, escrever o seu fechamento ( " Sinceramente " ) . Nomeie e salve a sua carta no Word. Mantenha-o aberto.
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Clique em " Selecionar Destinatários ", " Open Data " ou uma opção semelhante a partir de sua " barra de ferramentas Mala Direta " . Escolha " Usar lista existente " entre as opções .
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Selecione " . Xls " do " Arquivos do tipo " drop-down list na caixa de diálogo " Selecionar fonte de dados " . Localize o arquivo do Excel que você salvou na etapa 2 e clique em "Abrir". Escolha a planilha onde você inseriu os dados na caixa de diálogo e clique em "OK".
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Go voltar ao documento principal (a letra ) . Clique em " Inserir campo " do " Mail Merge " barra de ferramentas. Você verá uma lista de todas as colunas que você criou no seu arquivo de dados do Microsoft Excel (estes são agora chamados de " campos " no Word).
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Selecione o campo "Nome" em primeiro lugar. Uma frase de referência ( << >> First_Name ) aparece no seu documento. Posicione a frase onde deveria estar em sua carta ( como parte do endereço do destinatário e, possivelmente, a saudação também). Agora, todas as ocorrências de nomes em sua lista de dados aparecerá na área de sua carta. Repita esta ação para todos os seus nomes de campo.
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Clique em " Concluir e Mesclar " na barra de ferramentas " Mail Merge " e escolha " Editar Documentos Individuais . " Selecione os registros de sua folha de dados que você deseja mesclar e clique em " OK". todas as suas cartas , com as informações de dados integrado , aparecem na tela .
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Edite sua lista de destinatários ou , clicando em " Editar Destinatário list " na " barra de ferramentas Mala Direta " ou editando o documento de dados no Microsoft Excel.