Microsoft Access permite que seus usuários para construir e gerenciar bancos de dados. É a melhor ferramenta para o Microsoft Office Suite para esta função. Significado

As pessoas usam o Microsoft Access para criar e gerenciar bancos de dados , que são coleções de dados que podem ser compartilhados entre muitos usuários organizados . Os bancos de dados são fundamentais para a manutenção de registros de empresas e outras organizações , permitindo que vários indivíduos para acessar , recuperar, atualizar e modificar os registros de outra forma rápida e eficiente.
Identificação

Acesso é o que é conhecido como um sistema de gerenciamento de banco de dados - um aplicativo que permite aos usuários obter informações de e atualizar o banco de dados sem violar as relações entre os dados que inicialmente postas em prática pelo designer de banco de dados . Por exemplo, o banco de dados do consumidor da Companhia Aveia , uma empresa hipotética , que incluiria arquivos contendo os endereços de correspondência física, histórico de compras , história postal e outras informações relevantes , bem como as relações entre esses registros, e menus desenhados pelo designer de banco de dados que permitir que outros usuários a busca de informações .
banco de Dados

Uma próprio banco de dados Access é composta dos dados em si e as relações entre os dados, as interfaces que vários usuários ver e usar para modificar ou recuperar os dados e instruções de como o banco de dados deve ser fisicamente armazenados no computador ou servidor.
Quando usar o Microsoft Access

Utilizar o Access é adequado quando há múltiplas relações entre os dados que você está tentando gravar. O acesso também é apropriado para usar se você planeja armazenar registros por um longo período de tempo, ou se você precisa criar relatórios rápidos contendo informações distintas .
Uso do Microsoft Excel Versus Microsoft Access

Diga as Oats Company mails solicitações e cartões de agradecimento para uma lista de discussão composto por 10 grupos diferentes ( a, B , C. ..) em vários momentos durante o ano. Participação em um grupo não é exclusiva. Em outras palavras , o Sr. Joe Brown pode ser um membro dos grupos A, C e D , e não apenas A. Agora vamos supor lista de discussão do Oats Company é composto por 10 planilhas do Excel diferentes - A, B, C e assim por diante . Para atualizar as informações de contato do Sr. Brown , você teria que mudar seu recorde três vezes diferentes, em planilhas A, C e D , respectivamente.

Assuma o Oats Company quer controlar que tipo de discussão cada membro do grupo recebeu e quando ele ou ela recebeu. No Excel , você pode criar uma nova planilha em cada planilha para registrar a história de discussão (por exemplo, A e A ') . No entanto, se Joe Brown , por exemplo, se formou em Direito , e agora estava a referida como "Mr. Joe Brown , esq. " você teria que atualizar o seu recorde em seis planilhas

Agora imagine se alguém lhe pediu para completar uma tarefa mais complexa , com base nesses pressupostos iniciais , tais como: . remover todos os membros do grupo C da lista de discussão , exceto os membros que também pertencem ao grupo A e de qualquer outro grupo , exceto D, e receberam um cartão de agradecimento , nos últimos seis meses. Pentear através de múltiplas planilhas para encontrar essa informação seria um pouco mais tedioso. Adicionando mais algumas variáveis ​​e solicitações tornará óbvio que o Excel não é uma ferramenta ideal para o gerenciamento de lista de discussão da empresa ou outro banco de dados.

Access, por outro lado , permite que você crie registros representados por um único identificador - o que é conhecido como uma chave primária - que pode se referir a várias partes de dados . Por exemplo, o recorde de Joe Brown seria identificada por um código alfanumérico único que se refere e permite o acesso a recuperar qualquer dos atributos de Joe Brown. Os atributos são os vários tipos de dados associados a chave primária de um registro . Por exemplo, o primeiro nome de Joe Brown , sobrenome, endereço e histórico de discussão são todos os atributos de um único registro no banco de dados. Um banco de dados Access devidamente projetado apenas seria necessário que os registros ser atualizado uma vez, o banco de dados também pode recuperar qualquer combinação de atributos solicitados. Isso faz com que tarefas como a do parágrafo anterior simples, e torna o acesso ideal para a construção e gestão de bases de dados.