Microsoft Access é um programa de banco de dados relacional projetado especificamente para permitir que você armazenar e identificar os dados através de múltiplas tabelas. Você gostaria de usar o Access em vez de Excel para controlar o treinamento , pois elimina informações repetitivas e permite que você puxar informações juntos semelhante a responder a questões importantes , tais como "Quem teve treinamento X ? " Para acompanhar o treinamento com o Microsoft Access, você precisa para construir um banco de dados . Instruções
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Criar uma tabela de estagiário . Esta tabela vai mostrar a todos que precisa ter treinamento. Cada estagiário será uma entrada, ou linha, nesta tabela com um número único ID estagiário . Qualquer informação adicional necessária para seus propósitos devem ser adicionados , tais como informações de contato. Supondo que todos precisam do mesmo treinamento, você deve criar campos para cada curso de formação necessário. Caso contrário, você precisa adicionar um campo Tipo de Treinamento para cada formando e , em seguida, criar uma tabela de Formação Necessária separado.
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Criar uma tabela de treinamento ou tabelas. Você pode criar uma tabela que tem todo o treinamento em potencial com um ID de formação como a chave e informações adicionais sobre o treinamento em outros campos. Se você vai ter várias instâncias do mesmo treinamento que você deseja identificar separadamente ( a classe 101 abril Coisas é materialmente diferente do que a classe 101 de Maio de material ), você nem precisa de fazer um campo de identificação adicional em sua tabela de treinamento para o tipo de formação , ou você pode criar tabelas diferentes para diferentes tipos , por isso você poderia ter uma tabela de treinamento Coisas 101 separar material 102.
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Relacionar os formandos para a sua formação com os relacionamentos. Sem relacionamentos, você não pode dizer que teve que treinamento. Há duas maneiras de fazer isso . Relacionar os IDs de treinamento das tabelas de treinamento para a tabela de estagiário - isso significa que você está seguindo formação essencialmente , verificando -se quando uma pessoa completa a formação . Ou, relacionar os IDs estagiários das tabelas de estagiários para as tabelas de treinamento , neste caso , você está acompanhando o treinamento por que completa cada classe. O segundo método seria ideal se o treinamento é feito em grupos e atendimento ou passagem é gravado.
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Use consultas e relatórios. Depois de suas tabelas e relacionamentos são identificados, você pode criar consultas para ver quais os estagiários tenham completado uma formação específica . Você também pode ver o que o treinamento é demais para qualquer estagiário particular. Os relatórios podem ser baseado fora consultas para tornar esta informação mais adequado para impressão .