O pacote de software QuickBooks preciso muita memória para rodar em qualquer computador. Se o programa tiver sido usado por um número de anos e transações do ano anterior não tenham sido arquivados , pode causar algum abrandamento da velocidade do programa. Essencialmente , o arquivamento " comprime " todas as operações de QuickBooks em totais de modo que os detalhes das transações são minimizados. Há um processo de arquivamento que vai evitar a perda de dados vitais e permitirá uma recuperação rápida de informações, se for necessário. Coisas que você precisa
software QuickBooks
Disco rígido externo
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Faça um backup completo do arquivo QuickBooks antes de arquivamento. A partir do arquivo de companhia aberta , clique no botão "Arquivo" na barra de menu superior. A lista do menu que irá aparecer abaixo incluirá o " Fazer Cópia ou Backup" opção ; clique sobre essa opção
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Permitir outra janela de pop-up perguntando onde você deseja salvar a cópia de backup . . O local padrão para salvar arquivos de backup será na janela e será destacado. Se o local padrão destaque é para um disco rígido externo , mantenha essa posição. Se não, use o disco rígido externo ou uma unidade flash para salvar esse backup.
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Renomeie o arquivo para indicar que este arquivo é concluir até o ponto em que os arquivos do ano anterior são arquivados . Use o ano e designação como " archivedqbfile ". Defina esse arquivo de lado para ser acessado apenas quando as informações de transações ano anterior tem que ser encontrado.
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Limpe os dados da empresa . Você pode fazer isso clicando no botão "Arquivo" na barra de menu superior. O menu que irá aparecer incluirá os "Utilitários ". Opção Clique sobre esta opção. O menu que irá aparecer a partir daí irá incluir a opção " Clean Up Dados da Empresa . " Clique sobre esta opção.
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Escolha o tipo de limpeza a ser feito. A caixa de diálogo que se abre incluirá duas opções para a limpeza de dados da empresa. O primeiro é para remover as transações a partir de uma data específica. Esta opção irá remover os detalhes de todas as transações fechadas a partir de uma data específica. Esta é a opção mais frequentemente utilizado no final do ano para remover as transações fechadas de anos anteriores. A segunda opção é remover todas as transações fechadas .
Arquivamento ou fechando Exercícios
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Escolha a Data de Encerramento e Senha. Normalmente isso é feito como um exercício de fim de ano logo após os impostos são arquivados . A data de encerramento deve ser o último dia do ano fiscal anterior . Por exemplo, se é o 2010 os impostos sendo preparados e atualmente é de 2011, data fechamento seria de 31 dezembro de 2010.
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Mantenha as transações de anos anteriores no pronto ao optar por arquivar os arquivos um ano de atraso . Alguns contadores preferem fechar dois anos antes do ano fiscal. Em outras palavras, em 2011, o ano fechamento imposto seria 2009. Isso permitiria que o proprietário da empresa para rever operações recentes em detalhe. Após o segundo ano, não deve haver nenhuma razão para rever essas transações.
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Escolha uma senha para proteger arquivos de anos anteriores. Depois de ter escolhido a data de encerramento específico na primeira opção , você será solicitado a criar uma senha. Esta senha será evitar alterações acidentais transações antes do final do ano fechado .
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Ajuste arquivos e acabam reclassificação impostos. As alterações feitas em uma transação do ano anterior pode resultar em mudanças na declaração de impostos da empresa. Se devem ser feitos ajustes , estar preparado para discutir as mudanças com um profissional do imposto para determinar se um retorno emendado deve ser arquivado.