É o administrador que deve configurar cada usuário em um arquivo da empresa QuickBooks. Manter os usuários separar ajudarão a determinar qual o usuário entrou ou excluído que transação. É essencial na investigação de possíveis entradas fraudulentas. Há um par de fatos para se lembrar de criação de usuários . Primeiro, se qualquer um dos usuários vão estar operando no software ao mesmo tempo, você vai precisar de uma licença separada para cada um. Em segundo lugar, você pode ter como muitos diferentes perfis de usuário que você precisar , enquanto eles estão no programa em momentos diferentes. Instruções
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Clique no botão "Companhia" na barra de menu superior da tela inicial do QuickBooks. Desloque-se para o botão " Configure Users" e clique nele. Para adicionar um novo usuário, clique no botão "Add User" . Digite o nome do usuário na caixa "Nome", e , em seguida, que o usuário crie uma senha e inseri-lo em ambas as caixas "Senha" . Clique em " OK" eo usuário será adicionado.
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Clique no botão "Editar usuário". É aqui que você vai ser capaz de restringir a capacidade de cada usuário para acessar partes de QuickBooks. A tela de acesso primeiro terá três opções. Se o usuário deve ter permissão para acessar todas as áreas , escolha o botão na parte superior e clique em " Avançar".

Se o acesso do usuário deve ser limitada de acordo com sua descrição de trabalho , escolha a segunda opção " áreas selecionadas de QuickBooks "e clique em " Next " .
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Escolha as opções de acesso. Há dez telas, cada um dos quais restringe ou permite o acesso de um usuário específico para essa área. Há três opções para cada área , incluindo o " Sem Acesso ", " Acesso Total " e "" botões de acesso seletivo . A primeira janela é para vendas e contas a receber . Uma pessoa de vendas terá de ser capaz de criar facturas, recibos de vendas e pedidos de vendas para os clientes. Alguém contratado para trabalhar no inventário de armazém de estocagem não vai . Escolha a opção "Acesso Seletiva " e decidir se o usuário deve ser capaz de criar e as operações de impressão. Há também a opção de dar ao usuário o acesso para ver os detalhes completos do cartão de crédito do cliente.
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Escolha o acesso do usuário para Compras e Contas a Pagar . Uma pessoa de vendas geralmente não será responsável por ordenar inventário ou pagar as contas e, portanto, não seria necessário o acesso a esta área. Um gerente de armazém , por outro lado , pode ter de ser capaz de . Clique no botão "Next" .
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Escolha o acesso do usuário para atividades bancárias. Geralmente, este deve ser reservada para o Administrador ou Management. Clique no botão " Sem acesso" e em seguida "Next".
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Clique no botão apropriado para o acesso às funções de Inventário. Armazém receber os funcionários devem ser capazes de entrar ordens de compra , recepção de mercadorias, ajuste de estoque e gerar relatórios . Clique em " Avançar".
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Clique em " Sem acesso " para o rastreamento Time. Esta é outra característica que deve ser reservado para a gestão ou proprietários. Clique em " Avançar".
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Clique em " Sem acesso" a não ser que este usuário é responsável por entrar na folha de pagamento ou dados de funcionários . Se ela for , você pode escolher a opção "Acesso seletiva " e só deixá-la para criar uma transação, como um salário, sem a capacidade de imprimir esse salário. Clique em " Avançar".
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Clique na opção " Sem acesso" para as próximas duas áreas. Este é " sensível Atividades Contábeis " e " Informações Financeiras Sensitive ", que permitem ao usuário fazer entradas de diário geral ou transferência de fundos entre contas . Estas funções são para administração ou proprietários superior. Clique em " Avançar".
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Clique na opção "Não" nesta nona área , a janela " Mudando ou apagando Transactions " . Lembre-se que a auditoria irá acompanhar quaisquer transações alterados ou excluídos , por isso é possível que esta opção pode ser permitido. Clique em "Não " para a segunda pergunta sobre alteração ou exclusão de transações registradas antes da data limite . Alterar essas transações podem ter consequências fiscais negativas, como ter que apresentar declarações alterados para cada mudança. Clique em " Avançar".
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Clique no botão "Finish" depois de analisar a tabela de acesso do usuário no centro da janela. Você acaba de criar a conta do usuário e ele está pronto para ser acessado.