compactar um arquivo QuickBooks irá aumentar a velocidade do programa. A compactação irá eliminar o espaço ocupado pelas transações excluídos e irá reduzir o espaço ocupado pelos detalhes desnecessários de transações que já foram concluídas. Nas versões de QuickBooks antes de 2005 , este processo foi chamado de " Condensar e Arquivo ; " em versões posteriores , foi alterado para " limpar os dados da empresa . " Existe um procedimento adequado para a conclusão deste processo que se não forem seguidos pode levar a corromper o arquivo de QuickBooks. Instruções
1

Criar um backup do arquivo da empresa antes de iniciar este processo. Você pode fazer isso clicando no botão "Arquivo" na barra de menu superior. Escolha a opção " Salvar /Backup File" e você será solicitado a escolher o local para o qual você deseja que o backup salvo.
2

salvar o backup em um local seguro. Escolha entre um disco rígido externo , uma unidade flash ou um CD. Isso vai evitar que um arquivo corrompido de serem salvos no disco rígido principal . Ao mesmo tempo, você está sendo solicitado a indicar o local para ser salvo para que você também terá a oportunidade de mudar o nome do arquivo .
3

Renomeie o arquivo para indicar que o backup é anterior a uma compressão . Tenha isso em um local seguro , caso o arquivo compactado corrompido ou que você deve ter para examinar os detalhes de transações que serão apagados durante o processo de compressão .
4

Inicie o processo de compressão. Para fazer isso , clique no botão "Arquivo" localizado na barra de menu superior. Encontre o botão " Utilities " e clique sobre ele. Isto irá abrir um menu no lado direito , onde você verá o "Clean Up Dados da Empresa . " Clique nessa opção e deixar o assistente guiá-lo através do processo.
5

escolher qual método usar para " limpar os dados da empresa . " Haverá duas opções apresentadas na primeira janela de pop-up . O primeiro é para remover transações realizadas a partir de uma data específica. Esta é a opção escolhida para " fechar " um ano . A segunda é remover todas as transações concluídas , independentemente da data . Uma vez que os detalhes destas operações não são necessárias para a operação do dia -a-dia de QuickBooks , essas transações são " comprimido" em apenas os totais .
6

Selecione critérios adicionais para a remoção de transações. A próxima janela lhe dará a opção de incluir outras transações de comprimir . Essas opções incluem banco não apurados e as transações de cartões de crédito , transações marcadas " Para ser impresso, " faturas e estimativas marcadas " Para ser enviado ", e , finalmente, as transações contendo custos faturar ou unreimbursed . Escolha os que se aplicam à sua empresa e clique em " Avançar".
7

Comprimir os itens da lista não utilizados. Isso elimina os itens para os quais não existem transacções, incluindo faturas ou estimativas . Estes itens da lista não utilizados incluem contas , clientes , fornecedores, outros nomes, itens da fatura , e as concluídas "fazer" Notes. Quando terminar de escolher estes clique em " Avançar". Esta é a última janela antes de chegar ao botão "Iniciar Cleanup " .
8

Clique em " Começar de limpeza . " Esse processo pode levar minutos ou horas para ser concluída, e você não será capaz de trabalhar em QuickBooks até que o trabalho está feito. Algumas coisas para lembrar: Em primeiro lugar, se o seu arquivo da empresa QuickBooks estiver em uma rede , iniciar esse processo no computador principal ou servidor depois de desligar todos os outros computadores da rede. Você não pode concluir esta a partir de um computador secundário em uma rede. Em segundo lugar, este é um trabalho que, idealmente, deve ser feito apenas uma vez por ano , para encerramento do exercício . Em terceiro lugar , deve -se necessário encontrar os detalhes de transações em relação ao ano anterior lembrar que você tem que backup.