Um sistema de comunicação eficiente depende de vários elementos -chave trabalhando juntos sem problemas. Estes podem ser amplamente categorizados como:

1. Clareza e concisão da mensagem:

* Mensagem proposital: O remetente deve ter um entendimento claro do objetivo da mensagem. O que precisa ser comunicado?
* Simplicidade e clareza: A mensagem deve ser fácil de entender, evitando jargões, ambiguidade e complexidade desnecessária. Deve ser adaptado ao entendimento do receptor.
* Concisão: A mensagem deve ser breve e direta, fornecendo as informações essenciais sem detalhes desnecessários.

2. Codificação e decodificação eficazes:

* Escolhendo o canal certo: Selecionando o meio apropriado (email, telefonema, reunião presencial etc.) com base na urgência, sensibilidade e complexidade da mensagem.
* codificação adequada: O remetente precisa traduzir a mensagem em um formato que o receptor pode entender (por exemplo, escrever, falar, auxiliares visuais).
* decodificação precisa: O receptor precisa interpretar corretamente a mensagem, considerando pistas verbais e não verbais.

3. Feedback e confirmação:

* Comunicação bidirecional: A comunicação eficiente raramente é unilateral. O feedback permite que o remetente esclareça mal -entendidos e verifique se a mensagem é recebida conforme o pretendido.
* Reconhecimento e esclarecimento: O receptor deve reconhecer o recebimento da mensagem e solicitar esclarecimentos, se necessário.

4. Entendimento e contexto compartilhados:

* Terreno comum: A comunicação eficaz requer uma compreensão compartilhada do contexto, informações de fundo e terminologia relevante.
* Sensibilidade cultural: As diferenças de cultura, linguagem e fundo podem afetar a interpretação. A consciência dessas diferenças é crucial.

5. Adequação do meio:

* Seleção de canal: O canal de comunicação escolhido deve ser apropriado para a mensagem e a relação entre o remetente e o destinatário (formal versus informal).
* Acessibilidade: O método de comunicação deve estar acessível a todas as partes envolvidas.

6. Processos e tecnologia eficientes:

* fluxo de trabalho simplificado: Os processos devem estar em vigor para facilitar o fluxo de informações, minimizando atrasos e gargalos.
* Tecnologia apropriada: A utilização das ferramentas e tecnologias certas (por exemplo, software de colaboração, ferramentas de gerenciamento de projetos) pode aumentar significativamente a eficiência.


7. Escuta ativa e comunicação não verbal:

* Escuta atenciosa: O receptor deve ouvir ativamente, prestando atenção não apenas às palavras, mas também ao tom e às dicas não verbais.
* pistas não verbais: O remetente e o receptor devem estar atentos à linguagem corporal, tom de voz e outros sinais não verbais que podem melhorar ou prejudicar a mensagem.


Quando todos esses elementos estão presentes e funcionando harmoniosamente, o sistema de comunicação se torna eficiente, levando a uma melhor compreensão, respostas mais rápidas e resultados aprimorados.