A retenção de arquivos refere -se às políticas e procedimentos que uma organização ou indivíduo usa para gerenciar o armazenamento e descarte de arquivos digitais e físicos. Ele define quanto tempo diferentes tipos de arquivos são mantidos antes de serem excluídos ou arquivados. Isso é crucial para:

* conformidade: Muitas indústrias (finanças, saúde, jurídica) têm requisitos legais ou regulamentares que ditam quanto tempo os tipos específicos de dados devem ser retidos. O não cumprimento pode levar a multas significativas e repercussões legais.
* Descoberta legal: Em caso de litígio, ter uma política de retenção de arquivos clara ajuda as organizações a localizar rapidamente documentos relevantes e demonstrar conformidade com solicitações de descoberta legal.
* Eficiência operacional: Uma política bem definida ajuda a reduzir os custos de armazenamento e simplifica o gerenciamento de dados, removendo dados desnecessários.
* Segurança de dados: Ao eliminar dados desatualizados ou irrelevantes, as organizações reduzem sua superfície de ataque e o risco de violações de dados.
* Auditabilidade: Uma política de retenção documentada fornece uma trilha de auditoria clara, mostrando como os dados foram tratados durante todo o seu ciclo de vida.

Em essência, a retenção de arquivos é sobre o equilíbrio entre manter os dados necessários pelo tempo que necessário e a descarte de dados com segurança não mais necessária. É um componente crítico de um programa mais amplo de gerenciamento de registros.