A decisão de comprar uma impressora de escritório compartilhada ou impressoras individuais para seus funcionários depende de vários fatores:
fatores favorecendo uma única impressora compartilhada: *
Economia de custos: Uma única impressora é significativamente mais barata do que a compra de várias impressoras. Isso também reduz os custos contínuos de tinta/toner, manutenção e reparos.
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Economia de espaço: Uma impressora ocupa muito menos espaço do que várias impressoras.
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Gerenciamento mais fácil: Gerenciar uma impressora é mais simples do que gerenciar várias impressoras, incluindo atualizações de software, cronogramas de manutenção e solução de problemas.
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Impacto ambiental reduzido: Uma impressora usa menos energia e produz menos resíduos do que várias impressoras.
fatores favorecendo impressoras individuais: *
Maior produtividade: Os funcionários não terão que esperar na fila ou compartilhar o tempo da impressora, levando a uma produtividade potencialmente mais alta, especialmente em escritórios ocupados.
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tempo de inatividade reduzido: Se uma impressora falha, ela não afeta o escritório inteiro.
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Segurança aprimorada: Impressoras individuais podem oferecer um melhor controle sobre documentos sensíveis. Isso é especialmente importante se você lidar com informações confidenciais.
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necessidades especializadas: Se os funcionários tiverem necessidades de impressão diferentes (por exemplo, impressão de grande formato, tipos de papel especializados), podem ser necessárias impressoras individuais.
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Satisfação do funcionário: Ter uma impressora dedicada pode melhorar a satisfação dos funcionários e reduzir a frustração.
Coisas a considerar: *
Número de funcionários: Para uma equipe muito pequena, uma impressora compartilhada pode ser suficiente. Para uma equipe maior, as impressoras individuais podem ser mais eficientes.
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Volume de impressão: O alto volume de impressão pode exigir várias impressoras, mesmo se compartilhado.
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Orçamento: Considere o custo total de propriedade para ambas as opções, incluindo compra inicial, consumíveis, manutenção e custos potenciais de tempo de inatividade.
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Tipo de trabalho: A natureza do seu trabalho determinará o volume de impressão e a necessidade de recursos especializados.
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Layout do escritório: O layout físico do seu escritório pode afetar a conveniência de uma impressora compartilhada.
Recomendação: Para a maioria das empresas pequenas e médias, uma impressora compartilhada de alta qualidade é frequentemente a solução mais econômica e eficiente. No entanto, se seus funcionários tiverem altas necessidades de impressão, documentos confidenciais ou exigir recursos especializados, investir em impressoras individuais pode ser uma escolha melhor. Pese cuidadosamente os fatores mencionados acima para determinar a melhor opção para sua situação específica. Você pode até considerar uma abordagem híbrida - uma impressora compartilhada para uso geral e uma impressora dedicada e menor para um departamento ou indivíduo específico com necessidades incomumente altas.
