Microsoft Word tem uma função conveniente e fácil de usar a mala direta que permite produzir documentos personalizados dirigida a pessoas específicas com apenas alguns cliques. Basta digitar dados em um arquivo do Word estilo banco de dados e , em seguida, entrar em um formato básico em um documento principal de que os dados serão fundidas para . Isto é comumente usado por pessoas que precisam enviar vendas e cartas de apresentação a um grupo de pessoas em massa ou produzir deslizamentos de embalagem e faturas para encomendas. Uma vez que a folha de dados de mala direta é criado, ele pode ser usado de forma contínua para uma variedade de diferentes tipos de correspondências e comunicações para as pessoas em sua lista . Você também pode adicionar mais entradas para a sua folha de dados, conforme necessário , com apenas alguns cliques. Instruções
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Abra um documento em branco no Microsoft Word. Clique em " Iniciar Mala Direta " no menu Ferramentas ( encontrado no " Correspondências " barra de ferramentas no Word 2007 ) .
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Escolha o tipo de mala direta que você deseja executar. Você pode mesclar letras, envelopes, etiquetas e até mesmo mensagens de e-mail usando o Word .
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Selecione os destinatários que você gostaria de incluir em sua mala direta. Se você ainda não tem uma lista de destinatários prontos em um arquivo do Word (listados na forma de banco de dados ) , você tem a opção de criar uma nova lista. O assistente de mala direta vai dar-lhe uma seleção de campos que você pode adicionar à sua lista . Escolha os campos que irão identificar e personalizar cada destinatário para suas necessidades. Você também pode adicionar seus próprios nomes de campos especiais. Isto pode incluir nome, endereço, número de telefone, ou até menos comum identificadores como endereço do site ou sabor favorito de sorvete. Pense em como sua carta ou mensagem para este destinatário será trabalhada ao escolher campos.
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Crie seu documento principal. O documento principal é o projeto mensagem carta comum , envelope, etiqueta ou e-mail para o qual as informações da lista de destinatários de mala direta será despejado . Assim, por exemplo, para um modelo de carta que você escreveria a sua nota no documento principal e , em seguida, ter uma caixa de endereços no topo , onde as informações do destinatário será despejado dentro
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Adicione campos de mesclagem em seu documento. Primeiro , posicione o cursor no documento principal, onde você deseja adicionar o campo de mesclagem. Em seguida, clique em " Inserir campo " --- esse comando deve ser mostrada na barra de ferramentas ou em " Ferramentas> Mala Direta. " Você verá uma lista de todos os campos que você criou na sua lista de destinatários. Por exemplo, colocar o campo depois de " Dear" no início de sua carta, ou inserir algum lugar no meio de sua carta em que você mencionou preferências de sorvete da pessoa.
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Execute a mala direta. Selecione " Concluir e Mesclar " na sua barra de ferramentas do Word. Está dada a opção de unir em um novo arquivo editável que irá listar documento individual de cada destinatário , fundir diretamente para uma impressora ou fundem-se para um e-mail usando o Microsoft Outlook.