Um documento abrangente do sistema organizacional deve cobrir várias áreas -chave, dependendo do tamanho e da complexidade da organização e do próprio sistema. No entanto, no mínimo, deve incluir:
i. Objetivo e escopo: *
Objetivo geral: Indique claramente o objetivo do sistema organizacional. Que problema ele resolve? Quais são seus resultados pretendidos?
* Escopo: Defina o que está incluído e excluído do sistema. Especifique os departamentos, equipes, indivíduos, processos ou dados afetados.
*
limites do sistema: Delinear claramente onde o sistema começa e termina, incluindo interações com outros sistemas.
ii. Componentes do sistema: *
Estrutura: Descreva a estrutura hierárquica da organização e sua relação com o sistema. Inclua gráficos organizacionais, se necessário.
* Processos
: Detalhe os processos principais que o sistema suporta, incluindo fluxos de trabalho, procedimentos de tomada de decisão e canais de comunicação. Use fluxogramas ou diagramas para maior clareza.
*
Dados: Descreva os tipos de dados gerenciados pelo sistema, suas fontes, locais de armazenamento e controles de acesso. Inclua dicionários de dados ou esquemas, se aplicável.
*
Tecnologia: Liste o hardware, o software e os aplicativos usados no sistema. Especifique versões e requisitos de compatibilidade.
*
Pessoas: Identifique funções, responsabilidades e estruturas de relatórios dentro do sistema. Inclua informações de contato para o pessoal -chave.
iii. Procedimentos operacionais: * Procedimentos de inicialização/desligamento: Detalhe como o sistema é iniciado e encerrado.
*
Operação regular: Descreva as operações diárias do sistema, incluindo procedimentos de manutenção e etapas de solução de problemas.
*
Procedimentos de segurança: Descreva protocolos de segurança, incluindo controle de acesso, backup e recuperação de dados e planos de resposta a incidentes.
*
Procedimentos de manutenção: Detalhe tarefas regulares de manutenção, atualizações e agendas de patches.
*
Procedimentos de emergência: Descreva os procedimentos a seguir em caso de falha do sistema ou outras emergências.
iv. Governança e conformidade: *
Políticas e procedimentos: Liste todas as políticas e procedimentos relevantes que governam a operação do sistema.
* Requisitos de conformidade: Especifique quaisquer padrões legais, regulatórios ou do setor aos quais o sistema deve aderir.
*
Procedimentos de auditoria: Descreva como o desempenho e a conformidade do sistema serão auditados.
v. Treinamento e suporte: *
Materiais de treinamento: Liste materiais de treinamento disponíveis para usuários e administradores.
*
canais de suporte: Descreva como os usuários podem obter suporte e assistência técnica.
vi. Desenvolvimento futuro: *
aprimoramentos futuros: Identifique melhorias ou expansões planejadas para o sistema.
*
escalabilidade: Discuta a capacidade do sistema de lidar com cargas de trabalho crescentes ou volumes de dados.
vii. Apêndice (Opcional): *
Glossário dos termos: Defina os principais termos e acrônimos usados no documento.
*
Informações de contato: Forneça informações de contato para indivíduos responsáveis pelo sistema.
*
Referências: Liste quaisquer documentos ou recursos externos mencionados no documento.
Este documento deve ser revisado e atualizado regularmente para refletir alterações na organização, sistema ou ambiente. O nível de detalhe necessário variará dependendo da complexidade do sistema, mas o objetivo é fornecer um guia abrangente e facilmente acessível para todas as partes interessadas.
