Ao organizar um sistema de arquivamento eletrônico é como organizar qualquer sistema de arquivamento . Pense em como você iria procurar o arquivo e nomeá-la de forma adequada. Se você tem toneladas de arquivos para encontrar o que você está procurando pode ser frustrante. Verifique se você tem os arquivos na pasta certa e construir sub-pastas para lidar com todos os seus dados . Instruções
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Comece com os arquivos que você tem em " Meus Documentos ". Se você tiver arquivos para o seu orçamento de casa , faça uma pasta para "Home Orçamento . " Esses arquivos incluem extratos bancários , faturas de cartão de crédito , arquivos orçamentais efectivos e um registo de verificação . Você deve mover todos os arquivos que têm a ver com o seu orçamento doméstico para a nova pasta .
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Faça sub-pastas dentro da pasta " orçamento Home" . Você quer ser capaz de encontrar seus extratos bancários com facilidade, por isso fazer uma pasta intitulada " extratos bancários ", sob a pasta " orçamento de casa . " Crie pastas para cada uma de suas faturas de cartão de crédito e mova todos esses arquivos em cada pasta. Uma vez que esses arquivos vão ser semelhantes em título, certifique-se de anexar uma data para cada um dos arquivos . Por exemplo, você deve nomear seus extratos bancários " Indicação de banco por 1-31-08 " e " extrato bancário para 2-28-08 ". Desta forma, você pode localizar o arquivo que você está procurando facilmente.
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Decida o que as outras pastas para criar . Se este computador é para uso pessoal , bem como o uso de negócio que você pode querer começar com uma pasta chamada "Pessoal" e uma pasta chamada " Negócios ". Mova a pasta "Home orçamento " em " Pessoal " e os sub -pastas vai passar com eles.
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Criar sub-pastas para a pasta de "Business" . Se você trabalha em casa, você pode rotular cada um com o nome de uma empresa que você trabalha. Em seguida, criar sub-pastas para cada uma das empresas. Por exemplo, se você tem a documentação para preencher e devolver para a empresa que você pode colocar todos os documentos em uma pasta. Se você tem exemplos do trabalho que você está fazendo fazer uma sub- pasta chamada "Exemplos ". Se você estiver escrevendo artigos , mantenha todos os seus artigos em uma sub- pasta para que você possa encontrá-los facilmente se você precisar deles novamente. Não importa se você tem poucos ou muitos arquivos, você deseja criar uma sub- pasta para que você possa adicionar a eles como seu trabalho se torna mais intensa.
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Continue a adicionar às pastas que você trabalhar em seu computador . A única maneira de organizar um sistema de arquivamento eletrônico é manter a usá-lo todos os dias. Como você obtém novos arquivos ou criar novos arquivos, certifique-se de colocá-los na pasta apropriada. Criar novas pastas ou sub-pastas conforme necessário e arquive tudo imediatamente para que você não ficar atrás . Usando este sistema, você será capaz de encontrar seus arquivos sem qualquer problema.