Os sistemas de informação baseados em papel, embora aparentemente simples, podem ser categorizados de várias maneiras, dependendo de seu objetivo, estrutura e complexidade. Não existe uma taxonomia formal universalmente acordada, mas podemos agrupá-los amplamente da seguinte maneira:
1. Com base na estrutura e organização: *
Sistemas de arquivamento simples: Estas são as pastas, rótulos, rótulos e potencialmente alfabetização ou ordem cronológica. Os exemplos incluem recibos de despesas pessoais, tarefas classificadas de um aluno ou sistema de arquivamento de fatura de uma pequena empresa.
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Sistemas de arquivamento codificado: Eles usam um sistema de codificação mais estruturado (numérico, alfanumérico ou baseado no assunto) para organizar informações para recuperação mais rápida. As bibliotecas freqüentemente utilizam variações disso.
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Sistemas de cartão de índice: As informações são registradas em cartões individuais, que podem ser referenciados cruzados e categorizados usando vários métodos. Esse era um método muito comum para manutenção e pesquisa de registros pessoais antes dos bancos de dados digitais.
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Documentos vinculados: Isso inclui livros, relatórios, manuais e outros documentos em que as informações são fixadas permanentemente em uma ordem seqüencial. Embora tecnicamente um sistema, a recuperação depende de saber onde as informações estão localizadas no documento.
2. Com base na função ou propósito: *
Sistemas de manutenção de registros: Usado para rastrear eventos, transações ou outros pontos de dados ao longo do tempo. Os exemplos incluem gráficos médicos de pacientes, arquivos de pessoal dos funcionários ou livros contábeis de uma empresa.
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Sistemas de recuperação de informações: Eles são projetados para facilitar a localização de informações específicas em uma coleção de documentos. Os catálogos da biblioteca (antes da digitalização) são um exemplo clássico.
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Sistemas de comunicação: Embora usados principalmente para transmitir informações, sistemas em papel como memorandos, letras e relatórios estão incluídos aqui.
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Sistemas de suporte de decisão: Embora menos eficientes que os sistemas digitais, os sistemas em papel podem ser usados para reunir informações para tomar decisões. Considere uma sessão de brainstorming usando gráficos de flip e notas pegajosas.
3. Com base no nível de formalização: *
Sistemas informais: Geralmente, são sistemas ad-hoc com organização inconsistente. Pense em uma pilha de recibos em uma mesa.
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Sistemas formais: Eles possuem regras, procedimentos e sistemas de codificação predefinidos para garantir organização e recuperação consistentes. Isso pode envolver um manual de arquivamento detalhado para o arquivo de uma grande organização.
É importante observar que muitos sistemas baseados em papel misturam aspectos dessas categorias. Por exemplo, o sistema de manutenção de registros de uma empresa pode usar um sistema de arquivamento codificado para obter uma recuperação eficiente de arquivos de pessoal. O principal argumento é que, embora sem a sofisticação dos sistemas digitais, os sistemas em papel fornecem maneiras estruturadas de gerenciar informações, embora muitas vezes com menos eficiência.
