Um sistema básico de gerenciamento de orçamento compreende vários componentes principais que trabalham juntos. Estes podem ser categorizados como:
1. Entrada e coleção de dados: *
Fontes de dados: Isso inclui várias fontes das quais os dados do orçamento são coletados. Os exemplos são:dados financeiros históricos, previsões de vendas, relatórios de despesas, orçamentos do projeto, informações sobre folha de pagamento etc. O sistema precisa de um mecanismo para ingerir com eficiência esses dados.
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Métodos de entrada: Métodos usados para inserir os dados. Isso pode variar de entrada manual através de planilhas ou formulários a importações automatizadas de software de contabilidade ou outros sistemas. O sistema deve ser projetado para minimizar a entrada de dados manuais para reduzir os erros.
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Validação de dados: Regras e verificações para garantir a precisão e a consistência dos dados. Isso pode envolver a verificação de tipos de dados, intervalos e consistência em diferentes fontes de dados.
2. Processo de orçamento: *
Criação do orçamento: Ferramentas para criar e modificar orçamentos. Isso pode envolver a definição de metas, a alocação de recursos e a definição de categorias de orçamento. Diferentes métodos de orçamento (por exemplo, orçamento baseado em zero, orçamento incremental) devem ser idealmente suportados.
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Fluxo de trabalho de aprovação do orçamento: Um processo para revisar e aprovar orçamentos em vários níveis de gerenciamento. Isso pode envolver orçamentos de roteamento para aprovações por meio de notificações por email ou sistemas de aprovação internos.
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Controle de versão: Rastreando diferentes versões do orçamento à medida que as alterações são feitas. Isso permite uma fácil comparação e reversão às versões anteriores, se necessário.
3. Monitoramento e relatório do orçamento: *
Rastreamento de desempenho: Monitoramento em tempo real dos gastos reais em relação aos valores orçados. Isso permite que os usuários identifiquem variações desde o início.
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Análise de variação: Ferramentas para analisar as diferenças entre gastos planejados e reais, identificando as causas de qualquer variação.
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Relatórios e visualização: Gerando relatórios e visualizações (gráficos, gráficos, painéis) para apresentar dados de orçamento de forma clara e concisa. Isso permite uma fácil compreensão do desempenho do orçamento rapidamente.
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Sistema de alerta: Notificações (e -mails, alertas) quando os limites do orçamento são excedidos ou as variações atingem níveis significativos.
4. Gerenciamento de usuários e controle de acesso: *
Funções e permissões do usuário: Definindo diferentes funções do usuário (por exemplo, proprietário do orçamento, aprovador, espectador) com permissões de acesso apropriadas para garantir a segurança e a integridade dos dados.
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Trilha de auditoria: Rastreando todas as alterações feitas no orçamento, incluindo quem fez as alterações e quando. Isso é crucial para a responsabilidade e a conformidade.
5. Integração: *
Integração do sistema contábil: Conectando o sistema de gerenciamento de orçamento ao software de contabilidade da organização para automatizar a transferência de dados e reduzir a entrada de dados manuais.
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Outras integrações do sistema: Integração com outros sistemas relevantes, como software de gerenciamento de projetos, CRM ou ferramentas de previsão, para melhorar a consistência dos dados e a eficiência do fluxo de trabalho.
Esses componentes podem ser implementados usando várias tecnologias, desde planilhas simples até sistemas sofisticados de planejamento de recursos corporativos (ERP). A complexidade do sistema dependerá do tamanho e das necessidades da organização.
