O formato adequado de um email pode variar um pouco, dependendo do contexto (formal versus informal) e seu relacionamento com o destinatário. No entanto, aqui está um detalhamento abrangente dos principais componentes e práticas recomendadas:

1. Linha de assunto:

* Objetivo: Uma linha de assunto concisa e informativa ajuda o destinatário a entender o objetivo do email rapidamente.
* Melhores práticas:
* Seja específico e descritivo. Evite assuntos vagos como "oi" ou "pergunta".
* Use palavras -chave relevantes para o conteúdo do email.
* Mantenha-o relativamente curto (cerca de 5 a 10 palavras).
* Evite usar todos os limites ou pontos de exclamação excessivos.
* Atualize a linha de assunto se o tópico do email mudar durante a conversa.
* Exemplos:
* Bom:"Solicitação de reunião:Projeto Alpha - 25 de julho"
* Bom:"Pergunta sobre a política de férias"
* Ruim:"IMPORTANTE!"
* Ruim:"Oi"

2. Saudação (saudação):

* Objetivo: Para iniciar o e -mail com uma abertura educada e respeitosa.
* Melhores práticas:
* formal:
* "Caro Sr./ms./dr. [Sobrenome]" (Use quando conhece o título e o sobrenome do destinatário.)
* "A quem se preocupa" (use apenas quando você não souber o nome do destinatário.) Evite isso, se possível; Tente encontrar um nome.
* Semi-formal:
* "Caro [primeiro nome] [Sobrenome]" (Use quando conhece o destinatário relativamente bem, mas deseja manter alguma formalidade.)
* "Olá [primeiro nome],"
* Informal:
* "Oi [primeiro nome],"
* "Ei [primeiro nome]" (use com cautela; apenas para colegas ou amigos muito próximos.)
* Evite:
* "Ei você,"
* "A quem se preocupe", quando um nome pode ser encontrado.
* pontuação: Uma vírgula (,) após a saudação é padrão.

3. Corpo do email:

* Objetivo: Para transmitir sua mensagem de forma clara e eficaz.
* Melhores práticas:
* Abertura do parágrafo:
* Declare o objetivo do email de forma clara e concisa.
* Se responder a um email, reconheça a mensagem anterior. Exemplos:"Obrigado pelo seu e -mail" ou "acompanhando nossa conversa ..."
* parágrafos do meio (s):
* Forneça detalhes de suporte, explicações e qualquer contexto necessário.
* Use parágrafos curtos (3-5 frases) para obter legibilidade.
* Use pontos de bala ou listas numeradas para organizar informações.
* Use gramática, ortografia e pontuação adequadas. Revisão com cuidado.
* Parágrafo de fechamento:
* Resuma sua solicitação ou chamada à ação.
* Expresse gratidão ou ofereça mais assistência.
* Inclua um prazo se você precisar de uma resposta em uma data específica.
* tom:
* Mantenha um tom profissional e respeitoso, mesmo se você estiver se dirigindo a um colega familiar.
* Esteja atento ao seu público e adapte seu idioma de acordo.
* Evite usar jargão ou gíria, a menos que você tenha certeza de que o destinatário o entenderá.
* Tenha cuidado com o humor, pois pode ser mal interpretado.
* Anexos:
* Mencione quaisquer anexos no corpo do email (por exemplo, "Encontre o relatório anexado ...").
* Use nomes de arquivos descritivos para seus anexos.
* Considere o tamanho do arquivo de seus anexos, especialmente ao enviar para destinatários externos. Compacte arquivos grandes, se necessário.

4. Fechamento (Valediction):

* Objetivo: Para encerrar o e -mail educadamente e profissionalmente.
* Melhores práticas:
* formal:
* "Sinceramente,"
* "Respeitosamente",
* "Atenciosamente, sinceramente,"
* Semi-formal:
* "Atenciosamente,"
* "Cumprimentos,"
* "Atenciosamente,"
* Informal:
* "Melhor,"
* "Obrigado,"
* "Cheers" (use com cautela; pode ser muito informal para alguns destinatários.)
* pontuação: Uma vírgula (,) após o fechamento é padrão.

5. Assinatura:

* Objetivo: Para fornecer suas informações de contato.
* Melhores práticas:
* Inclua seu nome completo, título (se aplicável), nome da empresa (se aplicável), número de telefone e endereço de e -mail.
* Considere adicionar um link ao site da sua empresa ou ao perfil do LinkedIn.
* Mantenha sua assinatura concisa e profissional.
* Configure uma assinatura de email automática em seu cliente de email para obter consistência.

Exemplo de email (formal):

Assunto:Solicitação de Reunião:Atualização Gamma do Projeto

Caro Sr. Smith,

Espero que este email te encontre bem.

Estou escrevendo para solicitar uma breve reunião para discutir o progresso do Projeto Gamma. Gostaria de fornecer uma atualização sobre os principais marcos alcançados e descrever as próximas etapas do projeto.

Estou disponível na terça -feira, 26 de julho, às 10:00 ou quarta -feira, 27 de julho, às 14:00. Informe -me se um desses tempos funcionar para você ou sugerir um tempo alternativo que seja conveniente.

Obrigado pelo seu tempo e consideração.

Sinceramente,

[Seu nome completo]
[Seu título]
[Nome da sua empresa]
[Seu número de telefone]
[Seu endereço de email]
[Link para o seu site/LinkedIn (opcional)]

Exemplo de email (informal):

Assunto:Questão rápida sobre a apresentação

Oi Sarah,

Espero que você esteja tendo uma boa semana.

Eu tive uma pergunta rápida sobre os slides que você preparou para a apresentação na próxima semana. Especificamente, eu estava me perguntando sobre a fonte de dados que você usou para a análise de mercado.

Você poderia me enviar um link ou me avisar onde você o encontrou?

Muito obrigado!

Melhor,

[Seu nome]

Considerações importantes:

* revisão: Sempre revise seu e -mail antes de enviá -lo. Verifique erros de gramática, ortografia e pontuação.
* Responder prontamente: Tente responder a e-mails dentro de um prazo razoável (por exemplo, dentro de 24 a 48 horas). Se você precisar de mais tempo para responder, reconheça o email e informe o remetente quando eles podem esperar uma resposta completa.
* "Responder tudo" criteriosamente: Use apenas "Responder tudo" quando sua resposta for relevante para todos no tópico de e -mail.
* confidencialidade: Esteja atento às informações que você compartilha em e -mails. Evite compartilhar informações sensíveis ou confidenciais, a menos que sejam absolutamente necessárias e você esteja usando um sistema de email seguro.
* Considere o destinatário: Ajuste seu tom e nível de formalidade com base no seu relacionamento com o destinatário. Se você não tiver certeza, erre ao lado de ser mais formal.
* amigável para dispositivos móveis: Mantenha os e -mails concisos e fáceis de ler em dispositivos móveis.

Seguindo essas diretrizes, você pode escrever e -mails claros, profissionais e eficazes que atingam os resultados desejados.