Muitos documentos são usados para processar vendas, dependendo da complexidade da venda e do setor. Aqui estão alguns chave:
Pré-venda: *
Pedido de vendas/citação: Um documento descrevendo os bens ou serviços oferecidos, quantidades, preços e termos de entrega. Esta é frequentemente uma proposta enviada ao cliente antes que a venda seja finalizada.
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Pedido de compra (PO): Do ponto de vista do cliente, isso confirma sua intenção de comprar os bens ou serviços, conforme descrito na ordem de vendas ou cotação. Crucial para rastrear e cumprir a ordem.
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Contrato (para vendas grandes ou complexas): Um contrato legalmente vinculativo que detalha todos os aspectos da venda, incluindo condições de pagamento, garantias e responsabilidades.
Durante a venda: * Fatura: Uma fatura enviada ao cliente após a venda, detalhando os bens ou serviços prestados, preços, impostos e condições de pagamento.
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Slip/entrega de embalagem NOTA: Acompanha a remessa e lista o conteúdo do pacote, verificando o que foi enviado.
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Bill of Lading: Um documento emitido por uma transportadora para reconhecer o recebimento de carga para remessa. Usado principalmente no transporte de mercadorias.
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Recebimento: Prova de pagamento recebido pelo vendedor.
pós-venda: *
Nota de crédito/Nota de débito: Usado para ajustar uma fatura, normalmente para corrigir erros ou devoluções de processo. Uma nota de crédito reduz o valor devido, enquanto uma nota de débito o aumenta.
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Declaração de conta: Um resumo de todas as transações entre o comprador e o vendedor durante um período específico.
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Relatório de vendas: Documento interno resumindo o desempenho das vendas por um período de tempo. Isso pode rastrear receita, quantidades vendidas etc.
Os documentos específicos utilizados variam de acordo com o tamanho dos negócios, a indústria e a complexidade da transação de vendas. Por exemplo, uma pequena empresa pode usar apenas faturas e recibos, enquanto uma grande corporação pode usar um sistema sofisticado de planejamento de recursos corporativos (ERP), gerando muitos desses documentos automaticamente.
