O conteúdo de um documento é importante por vários motivos, dependendo do tipo de documento e de seu objetivo. De um modo geral, o conteúdo é crucial porque:

* transmite informações: Esta é a razão mais fundamental. Existem documentos para transmitir conhecimento, idéias, instruções, dados ou histórias. A qualidade e a precisão dessas informações afetam diretamente sua utilidade.

* influencia as decisões: Os documentos geralmente formam a base das decisões, desde escolhas pessoais (por exemplo, lendo uma revisão do produto antes de comprar) a estratégias corporativas em larga escala (por exemplo, um relatório de análise de mercado). O conteúdo determina a solidez dessas decisões.

* facilita a comunicação: Os documentos pretendem lacunas geográficas e temporais, permitindo comunicação entre distâncias e tempo. Conteúdo claro e conciso garante comunicação eficaz.

* fornece evidências: Os documentos servem como registros de eventos, acordos ou transações. Seu conteúdo é crítico para fins legais, históricos ou científicos.

* suporta aprendizado e compreensão: Materiais educacionais, trabalhos de pesquisa e manuais dependem de seu conteúdo para educar e informar.

* aciona a ação: Instruções, propostas e materiais de marketing são projetados para obter ações específicas do leitor. A persuasão e a clareza do conteúdo são vitais para alcançar esse objetivo.

* Construa relacionamentos: Documentos bem trabalhados podem promover a confiança e o entendimento entre indivíduos ou organizações. O conteúdo respeitoso, claro e relevante fortalece esses relacionamentos.

* formas a percepção: O conteúdo de um documento pode influenciar significativamente a maneira como os outros percebem um indivíduo, organização ou idéia. Isso é particularmente importante em áreas como relações públicas e marketing.

Em suma, o conteúdo é o coração de um documento. Sem conteúdo atraente, preciso e relevante, um documento é essencialmente inútil, independentemente de sua formatação ou apresentação.