Manter um sistema robusto de registro de documentos depende de suas necessidades e do volume de documentos que você lida. Aqui está um detalhamento de como manter registros de documentos, cobrindo diferentes aspectos:
1. Definindo suas necessidades e escopo: *
Tipos de documentos: Que tipos de documentos precisam ser registrados (contratos, faturas, e -mails, relatórios etc.)?
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volume: Quantos documentos você está lidando diariamente, semanalmente, mensalmente? Isso afeta a tecnologia de que você precisará.
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Políticas de retenção: Quanto tempo você precisa para manter cada tipo de documento? Os requisitos legais e regulatórios geralmente ditam isso.
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Controle de acesso: Quem precisa de acesso a quais documentos? Considere papéis e permissões.
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Funcionalidade de pesquisa: Como é fácil encontrar documentos específicos? Isso é crucial para a eficiência.
2. Escolhendo um sistema: Sua abordagem varia de acordo com a escala:
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sistema manual (pequeno volume): Para um número muito pequeno de documentos, um gabinete de arquivamento simples com um sistema de rotulagem claro pode ser suficiente. Uma planilha bem mantida também pode rastrear metadados (data, autor, assunto, etc.).
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Software de gerenciamento de arquivos (volume médio): Software como Adobe Acrobat Pro, Microsoft SharePoint ou Google Drive oferecem melhores recursos de organização e pesquisa. Eles permitem controle de versão, marcação de metadados e controle de acesso.
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Sistema de gerenciamento de documentos (DMS) (grande volume): Para grandes organizações ou volumes significativos de documentos, é necessário um DMS dedicado. Esses sistemas fornecem recursos avançados, como automação de fluxo de trabalho, reconhecimento de caracteres ópticos (OCR) e integração com outros aplicativos de negócios. Exemplos incluem arquivos M, Laserfiche e OpenText.
3. Implementando o sistema escolhido: Independentemente do seu sistema, siga estas melhores práticas:
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Convenções de nomeação consistente: Use uma convenção de nomeação lógica e consistente para todos os documentos (por exemplo, yyyymmdd_subject_author.pdf).
* Metadados
marcação de metadados: Adicione metadados relevantes a cada documento (data criada, autor, palavras -chave, projeto etc.). Isso melhora bastante a busca.
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Controle de versão: Acompanhe todas as revisões de um documento. Use a numeração da versão clara (por exemplo, v1.0, v1.1).
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armazenamento seguro: Armazene documentos em um local seguro, tanto física quanto digitalmente. Use senhas fortes e criptografia, quando aplicável.
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Backups regulares: Backup regularmente seus documentos para evitar a perda de dados. Considere os backups da nuvem para redundância.
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purga regular: Purge documentos de acordo com sua política de retenção. Garanta a conformidade com todos os regulamentos relevantes.
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Controle de acesso: Implementar controles de acesso apropriados para evitar acesso não autorizado a informações confidenciais.
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Fluxo de trabalho do documento: Defina processos claros para criar, revisar, aprovar e arquivar documentos.
4. Considerações importantes: *
Segurança: Proteger informações confidenciais é fundamental. Considere criptografia, controles de acesso e auditorias regulares de segurança.
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conformidade: Verifique se o sistema de gerenciamento de documentos está em conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes (por exemplo, GDPR, HIPAA).
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escalabilidade: Escolha um sistema que possa crescer com suas necessidades.
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Treinamento do usuário: O treinamento adequado é essencial para garantir que todos usem o sistema de maneira eficaz.
Ao considerar cuidadosamente esses aspectos e implementar um sistema bem estruturado, você pode manter com eficiência registros de documentos precisos e facilmente acessíveis. Lembre -se de revisar e refinar regularmente seu sistema para garantir que ele continue a atender às suas necessidades em evolução.
