Os documentos informais servem a vários propósitos, geralmente preenchendo as lacunas deixadas pela documentação formal. Aqui estão algumas razões importantes pelas quais eles são usados:
1. Comunicação rápida e colaboração: *
compartilhamento rápido de informações: Eles permitem comunicação rápida e eficiente de idéias, atualizações e informações.
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Facilitando o brainstorming e as discussões: Os documentos informais podem ser usados como uma ferramenta para brainstorming, obter feedback e promover discussões colaborativas.
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atendendo às necessidades imediatas: Eles podem ser usados para abordar rapidamente problemas urgentes ou solicitações específicas.
2. Aprimorando a comunicação e a compreensão: *
esclarecendo tópicos complexos: Os documentos informais podem fornecer uma explicação mais detalhada ou diferenciada de um tópico do que um documento formal pode permitir.
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Construindo Rapport e Relacionamentos: Eles ajudam a criar um tom mais casual e pessoal na comunicação, promovendo conexões mais fortes.
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demonstrando transparência e abertura: Os documentos informais podem mostrar vontade de compartilhar informações e se envolver em diálogo aberto.
3. Apoiando documentação formal: *
fornecendo informações de suporte: Eles podem complementar os documentos formais, fornecendo detalhes, exemplos ou evidências adicionais.
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Redução e revisão de documentos formais: Os documentos informais podem ser usados como ponto de partida para a escrita formal, permitindo experimentação e desenvolvimento iterativo.
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facilitar a tomada de decisão: Eles podem ser usados para reunir informações e feedback antes de tomar uma decisão formal.
Exemplos de documentos informais: * E -mails
* Mensagens de texto
* Notas
* Whiteboards
* Esboços
* Rascunhos manuscritos
* Ata de reunião (informal)
* Propostas de projeto (informais)
Principais características dos documentos informais: *
menos estruturado e formal: Eles geralmente não têm um formato ou estilo específico.
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mais pessoal e conversacional: Eles usam um tom mais relaxado e acessível.
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focado na comunicação e colaboração: Eles priorizam clareza e facilidade de entendimento.
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não pode ser arquivado ou preservado: Eles geralmente são temporários e usados para fins de curto prazo.
É importante lembrar que, embora os documentos informais possam ser úteis, eles nem sempre são apropriados. Em algumas situações, a documentação formal pode ser necessária para fins legais, regulatórios ou de manutenção de registros.
