A realização de uma reunião formal requer preparação e documentação cuidadosas para garantir procedimentos tranquilos e uma tomada de decisão eficaz. Aqui estão os documentos essenciais que você precisa ter em mãos para uma reunião formal:
1. Agenda da reunião: - Preparar uma agenda detalhada descrevendo os temas a serem discutidos durante a reunião. Liste os itens da agenda em uma ordem lógica, aloque o tempo apropriado para cada item e especifique quaisquer objetivos específicos ou resultados esperados.
2. Ata da reunião: - As atas das reuniões anteriores deverão ser distribuídas a todos os participantes antes da próxima reunião. Isso permite que os participantes revisem discussões, decisões e itens de ação anteriores, garantindo a continuidade.
3. Aviso ou convite para reunião: - Envie avisos ou convites de reuniões com bastante antecedência, especificando a data, horário, local da reunião e quaisquer informações logísticas relevantes. Inclua a agenda da reunião para os participantes se prepararem.
4. Documentos de apoio: - Reúna todos os documentos relevantes para os temas da ordem do dia. Estes podem incluir relatórios, propostas, apresentações, demonstrações financeiras ou outras informações pertinentes. Compartilhe esses documentos com os participantes antes da reunião.
5. Lista de participantes: - Crie uma lista de participantes convidados e distribua-a junto com o convite da reunião. Inclua quaisquer desculpas recebidas daqueles que não puderam comparecer.
6. Ata da Reunião: - Durante a reunião, designe alguém para fazer a ata precisa. As atas devem incluir a data, hora, local, participantes presentes, um resumo das discussões para cada item da agenda, decisões tomadas e itens de ação atribuídos.
7. Lista de itens de ação: - Compile uma lista de itens de ação atribuídos durante a reunião, especificando claramente quem é responsável por cada tarefa e os prazos. Distribua a lista de itens de ação a todos os participantes.
8. Comunicação de acompanhamento: - Envie um resumo da reunião ou e-mail de acompanhamento para todos os participantes logo após a reunião. Este e-mail pode incluir destaques das discussões, decisões importantes e a lista de itens de ação.
9. Quaisquer políticas ou procedimentos relevantes: - Caso a reunião envolva discussões relacionadas a políticas, procedimentos ou diretrizes organizacionais, tenha os respectivos documentos disponíveis para referência durante a reunião.
10. Formulários de procuração: - Se algum participante participar em nome de terceiros (atuando como procurador), tenha formulários de procuração preparados para eles assinarem.
11. Materiais para votação (se aplicável): - Se a votação ocorrer durante a reunião, certifique-se de ter os materiais necessários, como cédulas ou boletins de voto, especialmente para deliberações formais ou eleições.
12. Equipamento Audiovisual: - Se a reunião envolver apresentações ou videoconferência, certifique-se de que todos os equipamentos necessários sejam organizados e testados previamente.
13. Acordos de segurança e confidencialidade (se necessário): - Se a reunião for recente, faça com que os participantes assinem acordos de não divulgação (NDAs) ou acordos de confidencialidade para proteger dados confidenciais.
14. Folhas de Presença: - Tenha folhas de presença disponíveis para os participantes assinarem ou digitalizarem seus crachás na chegada para monitorar a presença nas reuniões.
15. Formulários de feedback (opcional): - Distribua formulários de feedback para coletar contribuições dos participantes após a reunião. Esse feedback pode ajudar a melhorar reuniões futuras.
Lembre-se de armazenar esses documentos de forma segura, tanto em formato eletrônico quanto físico, e de seguir as diretrizes e políticas da sua organização em relação à documentação de reuniões.
