Aqui está uma discriminação de aplicativos de software de computador que se destacam no gerenciamento de registros, juntamente com as considerações para escolher o certo:
Tipos de software de gerenciamento de registros: *
Sistemas de gerenciamento de documentos (DMS): Essas são as ferramentas fundamentais para gerenciar documentos digitais. Eles fornecem:
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armazenamento centralizado: Organize documentos em pastas e hierarquias.
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Controle de versão: Rastrear mudanças e revisões facilmente.
* Metadados
: Tag documentos com palavras -chave, datas e outras informações para pesquisa eficiente.
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Segurança: Controle de acesso e criptografia para proteger informações confidenciais.
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Fluxo de trabalho: Automatize os processos de aprovação e roteamento de documentos.
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Exemplos: SharePoint, Google Drive, Dropbox, Alfresco, Documentum.
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Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos (ERMS): Eles são criados para gerenciar registros eletrônicos, principalmente para requisitos legais e de conformidade. Eles adicionam recursos como:
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Políticas de retenção: Arquivo automático e exclusão de registros com base nas regras definidas.
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Auditoria: Rastreando o acesso e as alterações do usuário para manter a admissibilidade legal.
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Relatório de conformidade: Gere relatórios para demonstrar adesão aos regulamentos.
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Preservação a longo prazo: Verifique se os registros estão acessíveis e seguros ao longo do tempo.
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Exemplos: OpenExt, IBM FileNet, Laserfiche, Kofax Capture, Archivematica.
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Software de gerenciamento de registros (RMS): Esses combinam recursos de DMs e ERMs, oferecendo uma solução abrangente para gerenciar todos os tipos de registros, tanto físicos quanto digitais.
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Exemplos: Filos M, Filos M, Doxis4, Autonomia.
Considerações importantes para escolher: 1.
Registrar tipos e volume: Considere o volume de documentos que você lida e os tipos de registros (contratos, faturas, e -mails, arquivos de RH etc.).
2.
Indústria e conformidade: Selecione software que atenda aos regulamentos específicos do setor (HIPAA, GDPR, SOX) e requisitos legais.
3.
Integração: Verifique se o software se integra aos seus sistemas existentes (email, CRM, contabilidade).
4.
escalabilidade: Escolha uma solução que possa crescer com sua organização.
5.
Recursos e funcionalidade: Avalie os recursos (por exemplo, pesquisa, indexação, fluxos de trabalho) e verifique se eles estão alinhados com suas necessidades.
6.
Segurança e privacidade: Priorize recursos robustos de segurança e criptografia de dados.
7.
Custo de orçamento e implementação: Considere as licenças de software, a implementação e a manutenção contínua.
8. Suporte ao fornecedor: Escolha um fornecedor com uma forte reputação de suporte e treinamento do cliente.
Dica de bônus: Muitas soluções de gerenciamento de registros baseadas em nuvem oferecem um ponto de entrada mais acessível e uma escalabilidade mais fácil do que o software tradicional no local.
Exemplos de software popular e específico: *
SharePoint (Microsoft): Excelente para colaboração e gerenciamento de documentos, especialmente em ambientes centrados na Microsoft.
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Google Drive: Amigável e amplamente acessível, bom para equipes menores e armazenamento de documentos pessoais.
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Dropbox: Simples para sincronização e compartilhamento de arquivos, mas menos robustos para gerenciamento de registros complexos.
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Alfresco: Plataforma de código aberto, personalizável e escalável para grandes empresas.
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openText: ERMS poderosos para organizações orientadas a conformidade, particularmente em setores legais e financeiros.
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ibm filenet: ERMS abrangente com recursos fortes para captura de documentos, fluxo de trabalho e preservação a longo prazo.
Informe -me se você deseja que eu elabore qualquer software ou recurso específico. Também posso ajudá -lo a adaptar essas informações ao seu setor ou necessidades específicas.
