Microsoft Word inclui um poderoso recurso de mala direta que permite mesclar dados de uma fonte externa ( MS Excel, MS Access, arquivos de texto , etc) para um documento do MS Word. Você pode usar fusões para criar cartas , envelopes, etiquetas , listas, listas , ou até mesmo para criar um e-mail personalizado para os destinatários na sua lista de endereços. Para muitas aplicações de mesclagem, os dados podem incluir números e /ou datas. Muitas vezes , descobrimos que os documentos mesclados incluir formatação imprópria para esses números ou datas. Por exemplo , podemos ter um campo " Salário " em uma planilha do MS Excel que estão se fundindo para o nosso documento , mas nós achamos que o campo resultante da fusão não inclui vírgulas ou o "$" símbolo de prefixo. Ou podemos ter datas em nossa planilha que são formatados de forma inadequada (ou pior, não formatados como datas em tudo). Este artigo demonstra como você pode facilmente controlar a formatação de datas e números mescladas. É sempre uma boa prática para aplicar esta técnica para todas as datas e números em suas fusões (mesmo se a formatação aparece adequada em primeiro preview) . Isso ajuda a garantir uma formatação consistente conforme apropriado para sua aplicação direta. Coisas que você precisa
computador
Microsoft (R) Palavra 2002/XP , 2003, 2007
Microsoft (R ) Excel ( opcional. .. usado para fonte de dados nos exemplos )
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Este artigo pressupõe que você tenha um documento de mala direta no local e estão familiarizados com o MS Word operações fundir . Durante este artigo, vamos ilustrar com um documento muito simples MS Word 2003 com uma planilha do MS Excel 2003 ( contém dados para mala direta ) .
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Abra seu documento MS Word e inserir os campos de mesclagem como adequado para a sua aplicação. Por padrão, o MS Word insere campos sem interruptores ( por isso não instruções específicas no que diz respeito à formatação ) . Por exemplo, os propósitos aqui , vamos olhar para um documento simples, que inclui dados mesclados de MS Excel , que inclui os seguintes campos : . Sobrenome, Nome , DOBirth , DOHire , salário e Soc -Sec Nbr
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visualizar os resultados da mesclagem para ver como os números e datas aparecerá sem quaisquer instruções especiais de formatação. Mesmo que a formatação aparece aceitável em pré-visualização , você realmente deve aplicar os códigos de formato descritos abaixo . Caso contrário, você pode descobrir que alguns registros não formatar de forma consistente. Além disso, observe que, ao aplicar estes códigos de formato , você tem controle completo sobre como as datas e os números aparecem . Isso ajuda a garantir que o seu resultado da junção aparece polido e profissional . Para Visualizar no MS Word 2002/2003 , clique no botão " Exibir dados mesclados " botão na barra de ferramentas Mala Direta. Para Visualizar no MS Word 2007 , clique em " Visualizar Resultados " na guia de Divulgação . Se você ver códigos parecendo {MERGEFIELD Nome } ", etc , pressione ALT- F9.
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Existem algumas maneiras para inserir facilmente muda para seus códigos de campo existentes para controlar a formatação de número ou campos de data . Nesta etapa , vamos ilustrar como inserir chaves usando o diálogo MS Word Field. No passo 6 , vamos ilustrar como inserir os códigos de direito no documento ( sem o uso de uma caixa de diálogo ) . Para abrir a caixa de diálogo Campo, clique direito sobre o campo, em seguida, escolha a opção " Editar campo ... " . Em seguida , clique em "códigos de campo " na caixa de diálogo.
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as propriedades de campo avançadas será exibido no lado direito dessa caixa de diálogo . O campo de códigos de campo já irá incluir o nome do campo prefixado pelo código " MERGEFIELD " . Por exemplo , pode dizer " MERGEFIELD DOBirth " . Interruptores de formatação podem ser acrescentados a este valor , conforme necessário. Para um campo chamado data DOBirth , podemos digitar algo como MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d, aaaa " . Note-se que o interruptor de formato de data deve começar com " \\ @" . Se o passo 10 para exemplos de outra data e números de chaves de formato.
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passos 4 e 5 , inserimos formatação interruptores usando o diálogo MS Word Field. Nesta etapa , vamos ver como adicionar essas opções diretamente ao seu documento ( dentro dos códigos de campo ) sem o uso de uma caixa de diálogo . Para editar ou visualizar opções para um campo de mesclagem único , simplesmente clique com o botão direito do mouse no campo de mesclagem e selecione " Alternar códigos de campo " . Repita o procedimento para ocultar os códigos e voltar a exibir apenas o nome do campo. Com os códigos de campo visível, você pode digitar muda de formato para a direita do nome do campo .
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Para alternar a visibilidade de todos os códigos em seu documento , pressione ALT -F9 (ALT espera enquanto pressionando F9 ) . Alternativamente, você pode alternar a visibilidade para todos os códigos usando os menus do MS Word ... no MS Word 2002/2003 , selecione Ferramentas , Opções, Exibir , códigos de campo ... no MS Word 2007, selecione o botão do Office, Opções do Word Avançado, Mostrar conteúdo do documento , Mostrar códigos de campo . Uma vez que você pode ver o código (s) de campo, você pode simplesmente clique dentro da mais à direita } marca e introduzir a chave desejada . Por exemplo, se o código de campo foram " {MERGEFIELD DOBirth }", você pode editar e acabar com " {MERGEFIELD DOBirth \\ @" MMMM d, yyyy " }".
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Independentemente do método que você usar para adicionar a opção de formato para o seu campo, lembre-se que todos os interruptores número deve começar com " \\ #" e todos os switches de data deve começar com " \\ @" . Além disso, lembre-se que muda de data são , em seguida, entre aspas duplas ( não é normalmente necessário para interruptores número). Nas etapas 9 e 10 , vamos dar exemplos para número e data switches, respectivamente. Se ainda não tem certeza que mudar para usar, ter um olhar para a seção Dicas de onde nós revelamos como reunir os códigos usando o MS Excel.
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interruptores número deve começar com "\\ #". A menos que seu formato é complexa (ou inclui texto ou espaços) , você não precisa se preocupar com o que envolve a opção de formato entre aspas . " 0 " é usado para forçar um dígito , enquanto que " # " é usado para indicar um dígito apenas se disponível . Por exemplo , o valor 23 formatado com " 0000 " que exibem " 0023 " . O mesmo valor de 23 formatado com " #, # # 0" seria exibido como "23". Um ponto "." Denota posição do ponto decimal. A vírgula " , " é usado para agrupamento de dígitos , como esperado . Para adicionar texto dentro do resultado , simplesmente coloque entre aspas simples. Por exemplo, para formatar 123456789 como " 123-45-6789 " a opção de formato é " 000' - 00" - 0000 " . Clique na imagem à esquerda para exemplos.
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Data interruptores devem começar com " \\ @" ea parte formato de data deve ser colocada entre aspas. Use "M " (deve ser maiúsculas) para o mês. Para março , "M" = 3, " MM " = 03 , " MMM " = Mar , e " MMMM " = março. Use "d" para o dia, em que "d" = 4, "dd" = 04 , "ddd" = Fri, e "dddd " = sexta-feira. Para o ano , use " aa " ou " aaaa " . Para as Horas , use "h" ou "hh" para a hora, "m" ou "mm" para o minuto , e " am /pm " para incluir a designação AM /PM. Interruptores formato típico para datas incluem " dd /MM /aaaa " ou " MMM d, yyyy" . Para incluir outro texto dentro do resultado , simplesmente coloque entre aspas simples. Clique na imagem à esquerda para exemplos.
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Esteja ciente de que outras opções podem ser acrescentados aos códigos de comutação (em adição ao seu número ou interruptor formato de data ) . Estes switches sempre começam com "\\ * ", e pode ser usado para controlar coisas como todos os tampões ( \\ * Upper ), todos em minúsculas (\\ * Menor ) , primeiro cap carta ( \\ * Caps) , vários formatos de número , etc . você pode inserir estes manualmente , ou para algumas opções que você pode selecionar a opção na caixa de diálogo campo. Clique em " Ocultar códigos ", se necessário , em seguida, veja as opções em " Propriedades do Campo "
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Uma chave muito útil entre os que são referenciados na etapa 11 é "\\ * MERGEFORMAT " . . Esta opção obriga o MS Word para manter a formatação quando o valor do campo é atualizado. Por exemplo, se você aplicar a formatação negrito ou fonte para o campo de mesclagem , a formatação será preservada quando novos valores são mesclados. Você pode acrescentar este interruptor assim como o número \\ # e \\ @ switches, ou simplesmente selecione a opção " Preservar formatação durante as atualizações " opção na caixa de diálogo Campo .