Não há procedimentos operacionais universalmente padronizados para inserir e salvar dados em um computador, pois os detalhes dependem muito do software que está sendo usado, do tipo de dados e das políticas da organização. No entanto, podemos delinear as melhores práticas que devem ser incorporadas a qualquer POP:
i. Entrada de dados: 1.
Preparação: *
Entenda os dados: Conheça o formato necessário, os tipos de campo (texto, número, data, etc.) e quaisquer regras de validação (por exemplo, restrições de comprimento, caracteres permitidos). Consulte dicionários de dados ou documentação, se disponível.
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Prepare a entrada: Reúna todos os dados necessários com antecedência. Isso evita erros e interrupções durante a entrada. Use unidades e abreviações consistentes.
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Verifique a fonte da fonte de dados: Verifique se os dados que você está entrando são precisos e de uma fonte confiável.
2.
entrada de dados: *
precisão: Verifique duas vezes cada entrada para precisão antes de se mudar para a próxima. Use os recursos de validação de dados no software para capturar erros (por exemplo, campos necessários, verificações de tipo de dados).
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Consistência: Mantenha a formatação consistente durante todo o processo de entrada de dados. Use capitalização padrão, pontuação e abreviações.
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Eficiência: Utilize atalhos de teclado e recursos de automação sempre que possível para otimizar o processo.
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Backup de dados: Se entrar em grandes conjuntos de dados, considere criar backups regulares para evitar a perda de dados.
3.
Verificação: *
Dados de revisão: Depois de inserir um lote de dados (um número razoável determinado pelo contexto e pela complexidade dos dados), revise -os quanto à precisão e consistência.
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Verificações de ponto: Execute verificações aleatórias durante o processo de entrada para identificar e corrigir erros mais cedo.
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Validação de dados: Use regras de validação internas dentro do software para capturar inconsistências e dados inválidos. Considere métodos de validação adicionais, se necessário.
ii. Economia de dados: 1.
Convenções de nomeação: *
consistente e descritiva: Use uma convenção de nomeação clara e consistente para arquivos. Inclua informações relevantes como data, nome do projeto e tipo de dados (por exemplo, "ProjectX_salesdata_2024-10-27.csv").
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Evite caracteres especiais: Use apenas caracteres alfanuméricos e sublinhados em nomes de arquivos para evitar problemas de compatibilidade.
2.
armazenamento de arquivo: * Locais designados: Salve arquivos em unidades ou pastas de rede designadas, seguindo diretrizes organizacionais.
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Controle de versão: Utilize sistemas de controle de versão (como o GIT) ou um sistema de backups numerados (por exemplo, "file_v1.csv", "file_v2.csv") para rastrear alterações e impedir a substituição de dados importantes.
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Tipo de arquivo: Use formatos de arquivo apropriados compatíveis com o software pretendido e minimize o tamanho do arquivo sempre que possível (CSV, Excel, bancos de dados, etc.)
3.
backup: *
Backups regulares: Implemente um cronograma de backup regular para evitar a perda de dados devido a falhas de hardware, erros de software ou deleções acidentais.
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Locais de backup múltiplos: Armazene backups em vários locais (por exemplo, disco rígido local, unidade externa, armazenamento em nuvem) para proteger ainda mais os dados.
4.
metadados: *
Documentação: Documente informações importantes sobre os dados, como sua fonte, data da criação e quaisquer notas relevantes. Isso é crucial para uso e análise futuros.
Essas melhores práticas devem ser formalizadas em um SOP escrito específico para cada aplicativo e tipo de dados. O POP deve estar acessível a todo o pessoal envolvido na entrada e poupança de dados. O treinamento regular no POP também é crucial para garantir adesão consistente.
