Os principais estágios de um sistema contábil podem ser amplamente categorizados da seguinte forma:

1. Documentos de origem: Esta é a base de todo o processo. Os documentos de origem são os registros originais das transações comerciais. Exemplos incluem:

* Faturas : Emitido aos clientes por bens ou serviços vendidos.
* Recebimentos: Evidência de dinheiro recebido.
* Pedidos de compra: Pedidos formais de bens ou serviços de fornecedores.
* Extratos bancários: Registros de transações bancárias.
* registros da folha de pagamento: Documentação dos salários e deduções dos funcionários.

2. Transações de gravação: Isso envolve registrar sistematicamente as informações dos documentos de origem no sistema contábil. Isso normalmente acontece de duas maneiras principais:

* entradas do diário: As transações são registradas cronologicamente em um diário, mostrando as contas afetadas (débito e crédito). Isso fornece um registro detalhado de cada transação.
* Revistas especiais: Para transações de alto volume, como vendas, compras, recibos de caixa e pagamentos em dinheiro, os periódicos especiais são usados ​​para otimizar o processo de gravação.

3. Postagem para o Ledger: As informações dos periódicos (gerais e especiais) são resumidas e transferidas para o livro geral. O livro geral contém todas as contas individuais dos negócios (ativos, passivos, patrimônio, receita e despesas). Isso cria um saldo detalhado para cada conta.

4. Equilíbrio: Um balancete é preparado para garantir que os débitos e créditos no livro geral sejam iguais. Esta é uma etapa crucial para identificar quaisquer erros na gravação de transações. É um resumo de todos os equilíbrios da conta em um momento específico.

5. Ajustando entradas: No final de um período contábil (por exemplo, mensalmente, trimestralmente, anualmente), são feitas entradas de ajuste para atualizar as contas de itens ainda não registradas, mas afetando as demonstrações financeiras do período. Exemplos incluem acumulações (por exemplo, salários acumulados), adiamentos (por exemplo, seguro pré -pago) e depreciação.

6. Demonstrações financeiras: Depois que as entradas de ajuste são feitas, as demonstrações financeiras são preparadas. Essas declarações resumem o desempenho financeiro e a posição dos negócios. As primeiras demonstrações financeiras são:

* Demonstração de renda: Mostra receitas e despesas para determinar o lucro líquido ou a perda líquida por um período específico.
* Balanço patrimonial: Mostra os ativos, passivos e patrimônio líquido em um momento específico.
* Declaração dos fluxos de caixa: Mostra as entradas e saídas de dinheiro durante um período específico.

7. Entradas de fechamento: No final de um período contábil, as entradas de fechamento são feitas para transferir os saldos de contas temporárias (receitas, despesas e dividendos) para os lucros retidos. Isso prepara as contas para o próximo período contábil.

8. Relatórios e análise: O estágio final envolve a análise das demonstrações financeiras para fornecer informações sobre a saúde financeira dos negócios. Esta informação é usada para tomada de decisão, orçamento e relatórios de impostos.


Esses estágios trabalham juntos em um ciclo contínuo para fornecer uma imagem completa e precisa das atividades financeiras de uma empresa. Os métodos e software específicos utilizados podem variar dependendo do tamanho e da complexidade dos negócios, mas os princípios subjacentes permanecem consistentes.