As três etapas principais envolvidas no envio e recebimento de informações por meio de um aparelho de fax são:

Digitalização: Ao enviar um documento, o aparelho de fax digitaliza o documento original para convertê-lo em uma imagem eletrônica. O scanner lê o documento linha por linha, detectando a presença ou ausência de tinta ou toner em cada ponto da página. Esta informação é então convertida em uma série de sinais elétricos que representam os pixels preto e branco da imagem.

Modulação: Os sinais elétricos que representam a imagem digitalizada são então modulados, o que significa que são convertidos em uma forma adequada para transmissão por linha telefônica. Isso normalmente é feito usando modulação de frequência (FM), onde a frequência do sinal portador varia proporcionalmente à amplitude dos sinais elétricos. O sinal modulado resultante contém as informações sobre a imagem em suas variações de frequência.

Transmissão: O sinal modulado é então transmitido por uma linha telefônica para o aparelho de fax receptor. O aparelho de fax receptor demodula o sinal, extraindo os sinais elétricos originais que representam a imagem digitalizada. Esses sinais são então usados ​​para reconstruir a imagem no papel do aparelho de fax receptor.