Aqui estão as etapas para configurar um sistema de contabilidade institucional: *1. Estabeleça o propósito e o escopo do sistema contábil: *.
Definir claramente os objetivos financeiros da instituição e os usuários que confiarão nas informações contábeis. Determinar as necessidades e requisitos específicos das operações financeiras do instituto.
*2. Identificar e categorizar transações financeiras: *.
Liste todas as diferentes atividades financeiras que ocorrerão dentro da instituição. Categorize essas transações em fontes de receita, despesas, ativos, passivos e ações.
*3. Projetando um plano de contas: *
Crie um plano de contas para representar com precisão as diferentes classificações de receitas e despesas. O plano de contas deve incluir códigos de conta gerais e específicos para facilitar o rastreamento e a geração de relatórios.
*4. Selecione Software de contabilidade: *.
Escolha um software de contabilidade adequado ao tamanho e às operações do instituto. Pode ser um software baseado em nuvem ou local. Certifique-se de que o software esteja em conformidade com os regulamentos relevantes e forneça os recursos de relatórios necessários.
*5. Configure o razão: *
No software de contabilidade, estabeleça o razão geral e os livros auxiliares conforme necessário. Preencha o razão geral com saldos iniciais e certifique-se de que correspondam aos registros financeiros da instituição.
*6. Configure o acesso e as permissões do usuário: *
Determine funções de usuário e atribua permissões no software de contabilidade. Isto garantirá que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a informações financeiras específicas.
*7. Integrar com outros sistemas: *
Se o instituto usar outros sistemas para tarefas como folha de pagamento, estoque ou gerenciamento de subsídios, certifique-se de que o software de contabilidade possa ser integrado a esses sistemas para agilizar a transferência de dados e reduzir erros.
*8. Estabeleça políticas e procedimentos contábeis: *
Crie um conjunto abrangente de políticas e procedimentos contábeis que detalhem como as transações financeiras devem ser registradas, relatadas e revisadas. Isso ajuda a manter a consistência e a transparência.
*9. Treinar equipe: *
Fornecer formação adequada ao pessoal sobre como utilizar o sistema contabilístico, especialmente aos responsáveis pela introdução de dados e relatórios financeiros.
*10. Manter e revisar registros regularmente: *
Atualizar continuamente os registros contábeis com novas transações financeiras e revisar regularmente a precisão dos dados. Realize reconciliações regulares e verificações de controle interno para garantir a integridade do sistema.
*11. Realizar relatórios financeiros: *
Gerar relatórios financeiros de acordo com os requisitos e obrigações regulatórias da instituição. Isso pode incluir demonstrações de resultados, balanços, demonstrações de fluxo de caixa e relatórios orçamentários versus reais.
*12. Monitore e controle orçamentos: Estabeleça um orçamento dentro do sistema contábil e monitore regularmente as despesas reais em relação aos valores orçados. Isso ajuda na gestão de custos e na tomada de decisões.
*13. Auditoria e Conformidade: *
Garantir que o sistema contábil esteja em conformidade com os regulamentos, leis e padrões contábeis relevantes. Conduza regularmente auditorias internas ou contrate auditores externos para avaliar a precisão e a confiabilidade dos registros financeiros.
*14. Melhoria Contínua: *
Revise e avalie o sistema contábil periodicamente para identificar áreas de melhoria. Mantenha-se atualizado com as melhores práticas contábeis e os avanços do setor.
*15. Backup e segurança de dados: *
Implemente medidas robustas de backup de dados e segurança para proteger informações financeiras confidenciais. Atualize regularmente as versões de software para mitigar vulnerabilidades.
