Uma das coisas mais importantes a recordar quando se usa o QuickBooks para organizar e manter finanças do negócio é que o software por si só não pode fazer o trabalho . Como você usa o software é o que realmente determina como registros financeiros empresariais precisos será. Tomando o tempo no início para se familiarizar com o software , trabalhando através de um guia de aprendizagem QuickBooks não só irá ajudar você a começar na direção certa , mas também estabelecer uma base para a compreensão de alguns dos recursos mais avançados de QuickBooks . Fundamentos de Contabilidade

Um bom primeiro passo envolve uma revisão de termos básicos de contabilidade e processos. A espinha dorsal do seu sistema de contabilidade é a contabilidade geral, ou em termos de QuickBooks , o Plano de Contas . Dentro do plano de contas , transações como depositar fundos em sua conta corrente , ligação para ativo individual , a responsabilidade , o rendimento , a despesa ou categorias de receitas quando você postar , ou inseri-los . QuickBooks segue regras estabelecidas de contabilidade de dupla entrada , de modo que cada entrada que você faz envolve débitos e créditos. Transações de débito ativos aumentar e diminuir o passivo , enquanto que as operações de crédito aumentar passivos e ativos diminuir. Cada entrada que você faz é uma parceria com QuickBooks. Se você debitar sua conta corrente (digite um depósito ) , QuickBooks cuida de crédito na conta oposto apropriado , como atualizar o saldo da conta de crédito de um cliente.

QuickBooks você começa fora com um gráfico básico de Contas e sua primeira tarefa é personalizar as contas contábeis para refletir como você faz negócios. Acesse o Plano de Contas a partir da guia " Listas" no menu principal QuickBooks. Adicionar, excluir ou ocultar as contas que você pode precisar no futuro, mas não são necessários neste momento. Por padrão, o QuickBooks usa apenas nomes para identificar contas. Se a sua empresa também usa números de conta , ativar esse recurso via Preferências da empresa . Na aba "Editar" no menu principal, selecione "Preferências ", selecione " Contabilidade " da lista no lado esquerdo da janela. Na aba " Empresa Preferences" , colocar uma verificação no " Use números de conta " e clique em "OK".
Clientes

(menu principal Customer Center item) é onde você manter as informações sobre os clientes e empregos. Registros de clientes individuais podem manter o máximo de detalhes que você gostaria de oferecer , incluindo contatos e informações de navegação , crédito e informações de pagamento. QuickBooks fornece um método seguro para a inserção de informações de cartão de crédito que criptografa os números de conta e permite que você decida quem tem acesso a esta área através da criação de permissões. Ligue esta função imediatamente se números de cartões de crédito de clientes seus registros de negócios. Escolha "Companhia" no menu principal e, em seguida, selecione "Proteção do cartão de crédito do cliente . " Exibir um relatório de log de segurança que pode alertá-lo para qualquer um que tenta acessar informações confidenciais de clientes , escolhendo "Relatórios" no menu principal , depois em " Contas & , " . e , em seguida, trilha de auditoria de cartão de crédito do cliente " Impostos,
Vendedores

o Centro Vendor ( item do menu principal ) funciona como a Central do Cliente . O fornecimento de informações detalhadas sobre os fornecedores podem ser uma grande ajuda no tempo do imposto e fazer verificações de escrita menos morosa. Opções de personalização permitem filtrar informações para os vendedores individuais e itens de exibição, como o equilíbrio, método de pagamento e condições de pagamento. Uma aba " Conta Prefill " permite que você selecione até três contas de lançamento que irá aparecer na janela de transações e ajuda a evitar a postar erros.

Relatórios

Os Relatórios center ( item do menu principal ) contém numerosos relatórios internos que cobrem a maior parte de qualquer aspecto de seu negócio . Estas incluem relatórios financeiros padrão , como um relatório balancete e do balanço, demonstração de resultados de relatórios , fluxo de caixa relatórios , relatórios de actividade , tais como vendas e vendedores, e Inventário, Empregado e Banking relatórios. Cada relatório embutido contém opções para personalização para que você possa adaptar as informações para atender às necessidades de negócios. QuickBooks também pode salvar , ou " memorizar ", relatórios personalizados para ver mais tarde .

Considerações

Familiarizar-se com o software QuickBooks pode ser esmagadora , se você tentar aprender tudo de uma vez . Aproveite o tempo para se familiarizar com o básico, e obter ajuda se você precisar. Um bom recurso para usar é um contador externo . A maioria das empresas de contabilidade estão familiarizados com QuickBooks e pode ajudá-lo na criação de seu software e responder a quaisquer perguntas que você possa ter. Considere este recurso , mesmo que você não usa normalmente uma empresa de contabilidade , como o mais profundo que você está no começo , melhor o software irá executar seu trabalho e quanto mais precisas as informações será.