Um sistema de gerenciamento de documentos deve fornecer um meio claras e abrangentes para armazenar e recuperar informações dentro de rede de computadores de uma empresa . Como as necessidades de informação podem variar de empresa para empresa , algumas das perguntas a fazer antes de implementar um sistema de gestão documental preocupação como uma empresa usa as informações , requisitos de integração de software e as necessidades de armazenamento e segurança . Que fins serão um Sistema de Gestão de Documentos Serve?

As empresas devem manter o controle de diferentes tipos de informações em uma base contínua . Em muitos casos , a informação é necessária para avaliar o registro de um cliente ou de uma situação particular. Identificar as diferentes áreas de informação de uma empresa trabalha com uma base regular pode ajudar a determinar a finalidade para um sistema de gestão documental , de acordo com a Academia Americana de Médicos de Família . Tão diferentes empresas registro e utilizar as informações para fins diferentes , entender o fluxo de trabalho de organização de uma empresa fornece uma idéia básica sobre como a informação deve fluir ou ser organizados dentro de um sistema de gestão documental .
Como será um Sistema de Gestão de Documentos integrar-se com programas de software existentes ?

Empresas que acessam informações através de uma rede de computadores existente deve considerar como um sistema de gestão de documentos irá se integrar com programas de software existentes , de acordo com a Academia Americana de Médicos de Família . Determinados sistemas de gerenciamento de documentos podem integrar ou interface com certos programas de software mais do que com outros. Como os programas de software normalmente requerem atualizações periódicas, a atualização de um sistema de gerenciamento de documentos também podem requerer outras atualizações para programas do sistema . O sistema de gerenciamento de documentos é mais compatível com programas de software existentes de uma empresa, o mais fácil será para coordenar atualizações . A compatibilidade entre um sistema de gestão de documentos e configuração existente de uma empresa também pode impedir que os conjuntos duplicadas de dados ou informações que aparecem dentro de uma rede do sistema.
Quais os tipos de protocolos de segurança são necessárias?

Empresas que armazenam e gerenciam informações sensíveis deve determinar a forma de implementar as medidas de segurança necessárias dentro de um sistema de gestão de documentos , de acordo com Aplicações EWeek empresa , um site de recursos de software de rede . Empresas dentro da indústria de cuidados de saúde são realizadas com as diretrizes regulamentares rigorosas que afetam as práticas de gestão da informação dentro da organização. Ao implementar um sistema de gestão documental , essas diretrizes podem ditar os tipos de medidas de segurança necessárias em um sistema de gerenciamento de documentos. As medidas de segurança podem também incluir protocolos de identificação do usuário que permitem que as empresas a controlar e acompanhar o modo como a informação é acessada , bem como as autorizações de acesso do usuário . Um sistema de gerenciamento de documentos com protocolos de segurança faz com que seja mais fácil para as empresas a realizar auditorias periódicas , como as exigidas das organizações de saúde .