Ir sem papel em sua casa ou local de trabalho e mudar para um sistema de arquivamento eletrônico tem suas vantagens . Você economiza espaço em seu escritório em casa ou no seu negócio, porque você pode substituir armários de grandes dimensões com um único disco rígido. Você também tem controle fácil e rápida sobre a organização de arquivos e pastas , basta criar e excluir objetos do computador. Você eventualmente ver uma redução de custos por não ter que comprar papel para impressora , tinta e toner , bem como pastas de arquivo . Criação de um gabinete de arquivamento sistema baseado em papel é difícil, mas a conversão para arquivamento eletrônico é praticamente sem esforço , com o sistema operacional da Microsoft Windows 7. Instruções
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Clique em " Iniciar". Digite "Bibliotecas" na caixa de pesquisa na parte inferior do menu "Iniciar" . Pressione " Enter".
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clique com o botão direito do mouse em uma área em branco no painel da direita . Selecione "New" e depois "Biblioteca" no menu. Digite um nome para a nova biblioteca , como " Grupo e Gestão de Projetos. " Pressione " Enter".
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clique com o botão direito sobre a pasta Biblioteca recém-criado e , em seguida, selecione " Propriedades". Clique no botão "Incluir uma pasta" . Clique na pasta ou unidade de letra, como C ou D, no painel da esquerda que você quer digitalizados pela Biblioteca . Por exemplo, conectar um flash drive USB para o PC , por vezes, cria uma letra de unidade temporária , como " E. " Clique em " Incluir Pasta".
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Clique no menu drop -down em " Otimizar esta biblioteca para " e selecione o tipo de arquivo que melhor corresponde ao que Library. Por exemplo, selecione "Documentos" , se a Biblioteca irá armazenar arquivos de formato de documento portátil (PDF) e Word ( DOC ) .
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Clique uma marca de seleção na caixa " mostrados no painel de navegação " , se não é já . Clique em "Aplicar " e " OK" para salvar as alterações e fechar a caixa de diálogo. Este é o início do sistema de arquivamento eletrônico .
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Trazer a janela de Bibliotecas trás para a frente , se for minimizado ou oculto . Clique duas vezes para abrir a nova Biblioteca . Clique em um espaço em branco e selecione " New " no menu . Escolha qualquer uma das opções no submenu , como a criação de novas "Pastas ". Criar e nomear novas pastas , conforme necessário para criar o seu sistema de arquivamento eletrônico .