1. Facilidade de pesquisa e recuperação: Encontrar informações específicas em um arquivo de computador é significativamente mais rápido e fácil do que vasculhar os arquivos físicos. As funções de pesquisa permitem a localização rápida dos dados com base em palavras -chave, datas ou outros critérios. Os arquivos manuais requerem navegação manual e geralmente dependem de sistemas de indexação imperfeitos.

2. Espaço de armazenamento reduzido: Os arquivos digitais requerem muito menos espaço físico do que os arquivos em papel. Os terabytes de dados podem ser armazenados em um disco rígido relativamente pequeno ou armazenamento em nuvem, diferentemente do vasto espaço necessário para arquivar armários e salas de armazenamento.

3. Segurança de dados aprimorada: Os arquivos do computador podem ser protegidos com senhas, criptografia e medidas de controle de acesso, impedindo o acesso não autorizado e as violações de dados. Os arquivos físicos são vulneráveis ​​a roubo, danos e cópia não autorizada.

4. Aumento da eficiência e produtividade: Os arquivos do computador facilitam os fluxos de trabalho simplificados. Os dados podem ser facilmente compartilhados, copiados, editados e processados ​​eletronicamente, economizando tempo e esforço significativos em comparação com os processos manuais de copiar, arquivar e transportar documentos físicos.

5. Backup de dados e recuperação de desastres: Os arquivos do computador podem ser facilmente backups em vários locais, reduzindo o risco de perda de dados devido a falha de hardware, desastres naturais ou outros eventos imprevistos. O backup e a restauração de arquivos físicos é muito mais pesado e demorado, e geralmente envolve um maior risco de perda.