Abordar um email envolve corretamente vários aspectos -chave:

1. "Para" Campo:

* RECEITENTE PRINCIPAL (S): Coloque os endereços de email da pessoa ou pessoas de quem você está abordando diretamente e espere uma resposta.
* Endereço de e -mail Precisão: Verifique se os endereços de email (s) estão corretos. Um erro de digitação pode impedir que sua mensagem atinja o destinatário pretendido.
* Um destinatário primário (quando possível): Se você precisar de informações de uma pessoa específica, abordar o email apenas no campo "para" pode deixar claro quem precisa agir.

2. Campo "CC" (cópia de carbono):

* fins informativos: Use "CC" para indivíduos que precisam estar cientes do conteúdo de email, mas não devem tomar medidas diretas. Isso é frequentemente usado para supervisores, colegas ou partes interessadas que precisam permanecer no circuito.
* transparência: Também permite que o destinatário "to" saiba quem mais está ciente da comunicação.
* Uso apropriado: Não exagere. Inclua apenas pessoas que realmente precisam ser informadas.

3. Campo "BCC" (cópia de carbono cego):

* Privacidade: Use "BCC" para incluir os destinatários sem que os outros destinatários saibam que foram incluídos. Isso protege a privacidade de seus endereços de e -mail.
* Listas de correspondência grandes: É frequentemente usado ao enviar e -mails para um grande grupo de pessoas (por exemplo, um boletim informativo) para impedir que os endereços de e -mail de todos sejam visíveis um ao outro.
* CUIDADO: Use o BCC com moderação. O uso excessivo pode criar a impressão de ser secreto ou enganoso. Considere se informar os destinatários "para" e "CC" sobre todas as partes é mais apropriado e profissional.

4. Linha de assunto:

* claro e conciso: A linha de assunto deve resumir com precisão e breve o objetivo do email. Isso ajuda o destinatário a priorizar e encontrar o email facilmente posteriormente.
* específico: Evite linhas vagas como "oi" ou "pergunta". Em vez disso, use algo como "Inquérito sobre o prazo do Projeto X" ou "Solicitação de reunião - [DATA] - [TOPPS]".
* palavras -chave: Use palavras -chave relevantes que facilitem a pesquisa do email posteriormente.
* urgência (use com moderação): Se o email for urgente, você poderá incluir "urgente" ou "ação necessária" na linha de assunto, mas apenas se for genuinamente necessária. O uso excessivo de sinalizadores de urgência pode dessensibilizar os destinatários.
* Responder Considerações: Ao responder a um email, deixe a linha de assunto original intacta (ou adicione -a adequadamente) para manter o contexto.

5. Saudação/saudação:

* formal:
* "Caro Sr./ms./dr. [Sobrenome]" (mais formal, especialmente quando você não conhece bem a pessoa ou está se comunicando em um ambiente profissional)
* "Caro [primeiro nome] [Sobrenome]" (um pouco menos formal)
* Semi-formal:
* "Caro [primeiro nome]" (aceitável em muitos contextos profissionais, especialmente se você se comunicou com a pessoa antes)
* "Olá [primeiro nome]" (comum e geralmente seguro)
* "Bom dia/tarde/noite [primeiro nome],"
* Informal:
* "Oi [primeiro nome]" (apropriado para colegas ou amigos próximos)
* "Ei [primeiro nome]" (menos formal que "oi")
* Quando você não sabe o nome:
* "A quem possa interessar" (use como último recurso; tente encontrar um nome, se possível)
* "Caro [Nome do departamento] Equipe" (por exemplo, "Caro Atendimento ao Cliente,")
* Considerações gerais:
* Combine a formalidade da sua saudação com o seu relacionamento com o destinatário e o tom geral do seu email.
* Se você não tiver certeza, erre do lado da formalidade.
* Preste atenção às normas culturais - algumas culturas preferem saudações mais formais do que outras.

6. Corpo do email:

* propósito e tom: Seja claro sobre o objetivo do seu e -mail desde o início. Manter um tom profissional e respeitoso.
* Concisão: Mantenha sua mensagem concisa e direta. As pessoas estão ocupadas, então respeite seu tempo.
* clareza: Use linguagem clara e simples. Evite jargão ou gíria que o destinatário pode não entender.
* gramática e ortografia: Revise cuidadosamente para erros de gramática e ortografia. Erros podem fazer você parecer não profissional.
* formatação: Use quebras de parágrafos e pontos de bala para facilitar a leitura do seu email. Evite usar ousado excessivo, itálico ou sublinhado.
* Chamada à ação: Se você precisar do destinatário para fazer alguma coisa, indique claramente o que você precisa para fazer e quando.
* Anexos: Se você estiver anexando arquivos, mencione -os no corpo de email e verifique se eles são nomeados e formatados adequadamente.

7. Fechamento:

* formal:
* "Sinceramente,"
* "Respeitosamente" (use com cautela, geralmente reservado para superiores ou solicitações formais)
* "Atenciosamente sinceramente" (mais comum no inglês britânico)
* Semi-formal:
* "Atenciosamente,"
* "Cumprimentos,"
* "Atenciosamente,"
* "Melhor,"
* Informal:
* "Obrigado" (se você está agradecendo a eles por alguma coisa)
* "Cheers" (mais comum no inglês britânico)
* "Muitas felicidades,"
* assinatura: Inclua uma assinatura profissional de e -mail com seu nome, título, empresa e informações de contato. Isso salva o destinatário de ter que procurar suas informações de contato.

Exemplo de um email bem-sucedido (formal):

para: [email protected]
cc: [email protected]
Assunto: Proposta de projeto - redesenho do site

Caro Sr. Doe,

Espero que este email te encontre bem.

Encontre anexado a proposta do projeto para o redesenho do site. Esta proposta descreve o escopo do projeto, nossa abordagem proposta e a linha do tempo estimada.

Agradecemos a oportunidade de discutir ainda mais a proposta para sua conveniência. Informe -nos se você estiver disponível para uma breve ligação na próxima semana.

Obrigado pelo seu tempo e consideração.

Sinceramente,

[Seu nome]
[Seu título]
[Sua empresa]
[Seu número de telefone]
[Seu endereço de email]
[Seu site (opcional)]

Teclas de chave:

* Conheça seu público: O nível de formalidade deve corresponder ao seu relacionamento com o destinatário.
* seja profissional: Mesmo em ambientes informais, mantenha um tom profissional.
* Seja claro e conciso: Chegue ao ponto rapidamente e evite informações desnecessárias.
* Revisão com cuidado: Erros podem danificar sua credibilidade.
* Pense na perspectiva do destinatário: Facilite para eles entender e responder ao seu e -mail.
* Considere a etiqueta de email: Esteja atento ao comportamento de resposta-tudo apropriado, evitando respostas em cadeia e usando respostas fora do escritório quando não estiver disponível.