Tanto as bibliotecas de documentos do SharePoint quanto os espaços de trabalho (especificamente, os espaços de trabalho do Microsoft Teams geralmente integrados ao SharePoint) são usados para colaboração e armazenamento de documentos, mas diferem significativamente em seus objetivos e recursos:
Biblioteca de documentos do SharePoint: *
Propósito primário: Armazenamento e gerenciamento centralizado de documentos. O foco está no versão em documentos, metadados, permissões e recursos de pesquisa para um gerenciamento eficiente de documentos. Pense nisso como um gabinete de arquivamento estruturado.
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Organização: Altamente estruturado. Os documentos são organizados em pastas e os metadados podem ser usados para pesquisa e filtragem avançadas.
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Colaboração: A colaboração é possível, mas é mais um recurso em camadas na função principal do armazenamento de documentos. Comentários e co-autoria estão disponíveis, mas não o foco central.
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Comunicação: Recursos de comunicação internos limitados. Normalmente, depende de ferramentas externas para comunicação em torno dos documentos.
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Melhores casos de uso: * Armazenando e gerenciando um grande número de documentos com necessidades sofisticadas de versões e controle de acesso.
* Arquivando documentos importantes que exigem trilhas de retenção e auditoria de longo prazo.
* Situações em que o armazenamento estruturado e os metadados são cruciais (por exemplo, conformidade regulatória legal).
* Quando você precisa de recursos robustos de pesquisa e filtragem em muitos documentos.
Microsoft Teams Workspace (geralmente integrado ao SharePoint): *
Propósito primário: Facilitar a colaboração e a comunicação da equipe em torno de um projeto ou objetivo compartilhado. O armazenamento de documentos é uma função * de suporte *. Pense nisso como um centro central para uma equipe de projeto.
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Organização: Menos estruturado que as bibliotecas de documentos. Enquanto os documentos são armazenados em uma biblioteca do SharePoint nos bastidores (geralmente ocultos do usuário), a interface das equipes prioriza conversas, canais para tópicos específicos e acesso rápido a arquivos compartilhados relacionados a essas conversas.
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Colaboração: A colaboração é central. As equipes oferecem bate-papo em tempo real, chamadas de vídeo, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de tarefas, tudo dentro de uma única interface.
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Comunicação: Recursos de comunicação ricos estão embutidos; Bate -papo, reuniões, canais, etc. são todos projetados para apoiar a comunicação em andamento da equipe.
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Melhores casos de uso: * Projetos que exigem estreita colaboração entre os membros da equipe.
* Situações em que a rápida comunicação e compartilhamento de informações são essenciais.
* Quando você precisa de um hub central para todas as atividades relacionadas ao projeto, não apenas documentos.
* Quando você precisa integrar outros aplicativos e serviços ao seu fluxo de trabalho (por exemplo, planejador, Power BI).
Quando usar qual: *
Escolha uma biblioteca de documentos do SharePoint se: Você precisa principalmente de um sistema robusto e estruturado para armazenar e gerenciar documentos com foco no controle de versão, segurança e metadados. A colaboração é importante, mas não o motorista central.
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Escolha um espaço de trabalho de equipes da Microsoft se: Você precisa de um hub central para comunicação e colaboração da equipe, e o compartilhamento de documentos é um elemento de suporte. A comunicação em tempo real, as ferramentas integradas e uma abordagem menos estruturada são essenciais.
Em muitos casos, eles trabalham juntos. Um espaço de trabalho de equipes geralmente usa uma biblioteca de documentos do SharePoint nos bastidores para armazenar os arquivos compartilhados dentro da equipe. A interface do usuário dentro das equipes simplifica a interação, com foco na colaboração, enquanto o SharePoint fornece a infraestrutura de gerenciamento de documentos subjacente.
