? Document Imaging é um processo onde as imagens digitais de documentos físicos são criados e salvos em um computador usando um scanner. Um scanner é um dispositivo semelhante a uma fotocopiadora que opticamente digitaliza uma imagem, como uma foto ou documento escrito a mão , para criar uma cópia digital. Digitalização de documentos pode ter inúmeras vantagens potenciais sobre o armazenamento tradicional documento em papel. Requisitos de espaço

Uma vantagem de digitalização de documentos é que pode permitir que um grande volume de informações a ser armazenado em uma área pequena. Fisicamente arquivamento e recuperação de documentos em papel tem uma quantidade considerável de tempo e esforço e requer armários que podem ocupar salas inteiras dedicadas ao armazenamento. Um único disco rígido do computador pode armazenar o equivalente a centenas de armários no valor de documentos físicos como imagens digitais.
Comunicação

Outro importante benefício da digitalização de documentos é que ele permite que a informação a ser enviada para os outros de forma rápida e facilmente . Um documento digitalizado pode ser enviado para outros em todo o mundo quase que instantaneamente como um anexo de e-mail, enquanto documentos físicos pode levar dias ou semanas para enviar por meio de sistemas de correio e de encomendas padrão, e pode ser muito caro .

Data Access

Encontrar documentos específicos em grandes armários de arquivos é complicado , eo tempo pode ser perdido à procura de documentos que tenham sido removidos , que nunca foram arquivados , ou que foram desorganizadas . Digitalização de documentos permite a bancos de dados digitais de documentos que podem ser pesquisados ​​rapidamente com base em critérios como palavras-chave ou documentos títulos . Isso pode aumentar significativamente a eficiência de acesso aos dados e realização de pesquisas , e pode permitir que vários usuários acessem a mesma informação ao mesmo tempo .
Backups

Scanning permite que os usuários para criar cópias de segurança de documentos para evitar a perda de dados. A criação de cópias físicas de documentos requer tempo, tinta ou toner e papel , mas a criação de cópias de informação digital é tão simples como ligar um disco rígido externo ao computador e arrastar os arquivos que deseja copiar para a janela do novo disco rígido. Dispositivos de armazenamento Mesmo compactos, como pen drives têm o potencial para manter milhões de palavras em documentos digitalizados e pode permitir que os usuários para o transporte de documentos de uma forma portátil e de fácil utilização .

Edição de documentos

Digitalização de documentos

permite aos usuários editar ou alterar documentos com programas de computador , como editores de imagem e programas de processamento de texto. Isso pode permitir que os usuários adicionem comentários e notas aos documentos sem alterar o documento original : . Uma nova versão podem ser salvas cada vez que alterações ou edições são feitas