Os livros específicos de contas que uma escola sustenta dependerão de seu tamanho, complexidade e os padrões ou regulamentos contábeis aplicáveis em seu local. No entanto, alguns livros e registros comuns incluem:
Contabilidade financeira: *
Ledger geral: Este é o registro central de todas as transações financeiras, resumindo os saldos em várias contas (dinheiro, contas a receber, contas a pagar, receita, despesas etc.). Muitas vezes é mantido digitalmente hoje.
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Livro de caixa: Registra todos os recebimentos e pagamentos em dinheiro. Isso pode ser dividido em livros separados para pequenos dinheiro e contas bancárias.
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Livro do Dia de Vendas/Registro: Registra todas as transações de vendas, incluindo detalhes das taxas dos alunos, vendas de bens ou serviços, etc.
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Compras Day Book/Register: Registra todas as compras de bens e serviços.
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Jornal: Registra todas as transações cronologicamente antes de serem publicadas no livro. Este pode ser um diário geral separado ou integrado a um sistema contábil computadorizado.
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Ledgers subsidiários: Estes são registros detalhados que suportam contas específicas no livro geral. Exemplos incluem:
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Contas a receber Ledger: Valores de registros devidos por estudantes ou outros devedores.
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contas pagáveis Ledger: Valores de registros devidos a fornecedores e credores.
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Registro de ativos fixos: Registra detalhes da propriedade, planta e equipamento da escola (EPI), incluindo custo, depreciação e depreciação acumulada.
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Registro de inventário (se aplicável): Rastreia o estoque de suprimentos e materiais da escola.
Outros registros importantes: *
registros da folha de pagamento: Registros de salários, salários, deduções e pagamentos dos funcionários.
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declarações de reconciliação bancária: Preparados regularmente para comparar o extrato bancário com o livro de caixa e identificar discrepâncias.
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Balance Balance: Um resumo de todas as contas gerais de contabilidade em um momento específico, usado para garantir débitos iguais aos créditos.
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Demonstração de renda (Conta de lucro e perda): Resume as receitas e despesas da escola durante um período específico.
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Balanço patrimonial: Mostra os ativos, passivos e patrimônio da escola em um momento específico.
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Orçamento: Um plano para as receitas e despesas da escola por um período específico.
Nota importante: Hoje, muitas escolas utilizam pacotes de software contábil que automatizam muitas dessas funções, integrando os vários livros de contas em um único sistema. Os nomes e formatos desses registros podem variar um pouco, dependendo do sistema contábil usado e dos requisitos locais. As escolas menores podem manter registros mais simples, enquanto os maiores exigirão sistemas contábeis mais detalhados e complexos.
