impressoras multifuncionais oferecem aos usuários a opção de digitalizar documentos de arquivo digitalmente ou converter. Arquivos convertidos podem ser ainda traduzido para documentos do Word através de tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Dispositivos de digitalização fornecer software OCR como parte do pacote de utilitários dispositivo ; outros programas como o Adobe Acrobat Professional e Microsoft Office Digital Imaging incluir funções de reconhecimento de texto. A fim de otimizar a precisão da conversão de texto , se familiarizar com o equipamento específico e configuração do software. Considerações

páginas de documentos são digitalizados como imagens e todas as marcações são convertidos em caracteres através de um software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Certifique-se de que os documentos são impressos em papel branco com poucos ou nenhum marcas estranhas na folha e que as páginas não contêm marcas d'água que podem interferir com a conversão de texto. Considere fotocópia das páginas que contêm uma marca d'água para reduzir a intensidade da imagem de fundo . Alinhe cada página de acordo com o guia do scanner ( no vidro ) para garantir linhas horizontais do texto. Uma vez que o processo de digitalização e conversão geralmente requer uma combinação de dispositivos e aplicativos , ler cuidadosamente as instruções para compreender o papel de cada peça de equipamento (por exemplo, scanner de mesa, impressora ou copiadora que está em rede ou conectada a um computador através de um cabo USB).
Scanning

o computador se conecta ao dispositivo de imagem , seja diretamente ou através de uma rede. Algumas instituições , como a San Francisco State University e da Universidade de Otago uso de software como o Adobe Acrobat Professional ou um utilitário fornecido com o dispositivo para acessar os controles do dispositivo para digitalizar cada página ( em vez de selecionar a função de digitalização através de botões no aparelho) . Acrobat Professional inclui uma configuração de entrada (dispositivo) que ativa automaticamente a função de digitalização no dispositivo. O software pode exibir uma imagem de pré-visualização antes de concluir a verificação e fornecer a opção para digitalizar várias páginas de um documento ( que acrescenta imagens subseqüentes como páginas ) . Após a conclusão da digitalização e processo de importação , salve o documento como um arquivo digital.
OCR Software

arquivos com imagens são convertidas através do utilitário de scanner ou uma imagem aplicação como o Microsoft Office Document Imaging com um recurso de OCR ( a função " Enviar texto a palavra " ) . Acrobat Professional inclui uma opção " Reconhecer texto usando OCR " para iniciar automaticamente o utilitário OCR durante o processo de geração de imagens. Salve o documento convertido como um arquivo de texto (. TXT) ou escolher o formato de arquivo do Microsoft Word (. Doc) (se a opção estiver disponível). Uma vez que a qualidade de cada página, tipo de letra e imagens determinar a precisão da tecnologia OCR, sempre revisar o documento convertido contra as páginas originais para corrigir erros e formatação.